El protocolo familiar es un conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares. Tienen como objetivo regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa en una sociedad. Así, el protocolo establece mecanismos de continuidad en la empresa, a través de distintas generaciones, de forma ventajosa y eficiente, en términos económicos y fiscales. En este artículo explicaremos al detalle qué es, su proceso de elaboración y cuándo es necesario.
¿Qué es el protocolo familiar?
El protocolo familiar es un documento contractual que puede abordar una amplia gama de temas, como la sucesión, la comunicación y el consenso en la toma de decisiones, la relación entre la dirección y los miembros de la familia, etc.
Su elaboración es una forma de reiterar la vocación de permanencia y continuidad de la empresa. De ahí, que el protocolo familiar tenga la pretensión de vincular a las generaciones futuras no sólo en el contenido del documento principal, o pacto familiar, sino también en cuanto a los otros compromisos que lo completan, complementan e integran. Estos son los estatutos sociales, las capitulaciones matrimoniales y los testamentos de Socio-Familiar.
¿Qué debe incluir el Protocolo Familiar?
Como ya se ha dicho, el Protocolo Familiar no es solo un pacto individual. En él se establece un conjunto de compromisos y acuerdos generados dentro de un proceso en el que se regulan materias de contenido mercantil-societario, civil y fiscal. El nexo que une a todos ellos es la regulación de la sucesión en la propiedad de la empresa.
Sobre este horizonte, se establecen pautas de comportamiento para los miembros de la familia que bien:
- Son socios,
- Trabajan en la empresa, o
- Se ven afectados, de algún modo, por la marcha de ella.
Entre los asuntos que se regulan, destacan algunos tan importantes como:
- Mayorías por las que se adoptarán los acuerdos sociales.
- Distribución y aplicación de beneficios.
- Trasmisión de las acciones o participaciones.
- Emprendimiento de nuevos negocios.
- Posibles ayudas a miembros de la familia.
- Formación de familiares en el acceso y promoción dentro de la empresa.
También puede abordar temas como la planificación del relevo generacional, la inserción de miembros de la familia en la gestión de la empresa y la fijación de un marco de confianza y colaboración entre la dirección y los miembros de la familia.
Etapas en la elaboración de un protocolo familiar
Las claves del protocolo son la comunicación, la reflexión y el acuerdo. Una buena práctica es generar foros de difusión y reflexión para que los temas relevantes puedan haberse estudiado y conocido por todas las partes interesadas.
Para lograr esta base sólida de confianza y colaboración, el proyecto debe abordarse en las siguientes fases:
Análisis y reflexión
La familia empresaria debe analizar y reflexionar sobre la necesidad de establecer un protocolo familiar, identificando las metas y objetivos del protocolo. En esta etapa, se determinará la estructura y su contenido y se definirán los temas que se aborden (gestión de la empresa, sucesión, reglas de entrada y salida de la familia en el negocio), entre otros asuntos relevantes.
Reuniones de trabajo
Se planifican reuniones de trabajo con los miembros de la familia para discutir y negociar los términos del Protocolo. Es fundamental llegar a un consenso para asegurar un compromiso y unión familiar.
Una vez logrado el consenso, se procede a redactar el protocolo. Se debe tener en cuenta que este documento es flexible y puede requerir modificaciones o actualizaciones en el futuro.
Aprobación y firma
El protocolo familiar debe ser aprobado y firmado por todos los miembros de la familia involucrados, quienes aceptan y se comprometen a cumplirlo.
Implementación
Una vez firmado, el protocolo debe ser implementado en la empresa y ser objeto de seguimiento regular. Es importante revisarlo según sea necesario, especialmente en momentos clave como sucesiones o crecimiento del negocio.
En algunos casos, la elaboración del protocolo familiar puede generar conflictos internos, lo que puede afectar la relación entre los miembros de la familia y la dirección. Por ello, es común contar con la ayuda de expertos o consultores especializados en protocolos familiares. Estos profesionales facilitarán el proceso de elaboración, aportarán experiencia y conocimiento en la materia y actuarán como mediadores cuando sea necesario.
Ante qué situaciones es conveniente contar con un protocolo familiar
Cuando se aproxima el relevo generacional en una empresa familiar, es importante contar con un protocolo que regule la transferencia de poder y de propiedad.
Entendiendo que el acuerdo actúa como una guía para prevenir y resolver conflictos que puedan surgir en el seno de la familia empresaria, el planteamiento de un Protocolo debe tener lugar en tiempo de “paz familiar y social”. Iniciarlo en un momento en el que ya han surgido los problemas, no es lo deseable, por cuanto será muy difícil alcanzar acuerdos en lo social y lo personal si ya hay conflictos en el seno de la familia. Por eso, más que tener un momento adecuado en el que abordarse, el Protocolo tiene momentos inadecuados en los que ya no es recomendable iniciarlo.
Otros escenarios como separaciones y divorcios, fallecimientos y sucesiones, o problemas financieros en los miembros de la familia, son las situaciones para las que el Protocolo Familiar pretende ser una solución o una base para alcanzar soluciones, pero siempre como algo ya previsto, implementado y a lo que recurrir, y no que iniciar en el más delicado y peor momento, cuando ya es tarde para cualquier tipo de acuerdo.
¿Qué necesita un protocolo familiar para ser válido?
Ante todo, previsión y voluntad. Un protocolo familiar implica que todas las partes involucradas quieren cumplir con unos compromisos y acuerdos en él establecidos. Y que, en caso de incumplimiento, se han asentado mecanismos sancionadores eficaces que, por una parte, constriñen al cumplimiento voluntario y disuaden de infracciones e inobservancias indeseadas y, por otra parte, hacen que el Protocolo Familiar no quede en “papel mojado”.
¿Quiénes deben participar en el proceso de elaboración?
Como sujetos que tarde o temprano, directa o indirectamente, van a verse afectados, el Protocolo Familiar es un proceso en el que participar los miembros de la familia empresaria.
Precisamente, como documento vivo que es, la estabilidad del Protocolo Familiar depende de su adaptación a las circunstancias cambiantes de la familia y de la empresa. De ese modo, nuevos horizontes en los negocios o la ampliación de la familia hacen que en cada momento deba revisarse y suscribirse por los nuevos miembros que se incorporan.
En la vida del Protocolo Familiar, tanto en el momento de su generación, como en su mantenimiento, desarrollo y cambios, es conveniente contar con la colaboración de expertos, como asesores jurídicos y consultores que garanticen su adecuada redacción y cumplimiento.
Ventajas del protocolo familiar
Las ventajas de contar con un buen protocolo familiar son las siguientes:
- El protocolo establece reglas claras para la toma de decisiones, evitando conflictos y mejorando la eficiencia en la gestión de la empresa.
- Ayuda a definir los objetivos y estrategias de la empresa familiar a largo plazo, asegurando su supervivencia y crecimiento sostenible.
- Facilita la transición generacional, promoviendo una sucesión fluida y evitando conflictos entre los miembros de la familia.
- Fomenta una comunicación abierta y honesta entre los miembros de la familia, fortaleciendo los lazos y preservando la armonía familiar.
- Establece cláusulas de protección del patrimonio familiar, garantizando su preservación y evitando su fragmentación.
Como hemos visto, el protocolo familiar es una buena herramienta cuando es fruto de la reflexión colectiva, de una comunicación sincera y de un acuerdo compartido. En este caso, puede ser un instrumento esencial para facilitar la continuidad de la empresa.
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