Muchas pymes, autónomos y entidades pierden subvenciones por errores al solicitar ayudas y subvenciones que pueden evitarse fácilmente. Desde CE Consulting, recopilamos los fallos más habituales que detectamos al tramitar ayudas públicas, tanto en convocatorias estatales como autonómicas o locales. Evitar estos errores aumenta las posibilidades de obtener financiación, mejora los tiempos de gestión y previene futuras sanciones o devoluciones.
¿Cuáles son los errores más habituales?
Entre los fallos más recurrentes al solicitar una ayuda o subvención vamos a destacar estos:
- No estar dado de alta en el epígrafe del IAE o CNAE que corresponde con la actividad. El epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) o el CNAE (en función de la convocatoria) debe coincidir con los sectores subvencionables definidos en la convocatoria. Por eso hay que revisar la situación censal y asegurarse de que el epígrafe se ajusta a la actividad subvencionable antes de solicitar cualquier ayuda.
- No estar al corriente con Hacienda o la Seguridad Social u otros organismos como las CCAA o Ayuntamientos. Es una de las causas más frecuentes de exclusión. Aunque se presente toda la documentación correctamente, una deuda, incluso mínima, con la Agencia Tributaria o la Seguridad Social impide acceder a la ayuda. Para justificar este requisito, normalmente el organismo convocante lo comprueba de oficio, pero en ocasiones hay que presentar certificados de estar al corriente con ambos organismos. Estos pueden obtenerse por sede electrónica o a través del asesor. Es importante tener en cuenta los tiempos porque en caso de que haya incidencias, se requerirá de gestiones extras para regularizar la situación.
- No tener en cuenta las fechas que marcan las convocatorias. Cada ayuda establece un periodo subvencionable que hay que respetar. Ese periodo puede referirse, por ejemplo, a cuándo debe realizarse una inversión (si se hizo antes o después de las fechas indicadas, no contará) o a requisitos de antigüedad y plazos, como el tiempo mínimo que la empresa debe estar dada de alta en una actividad o el periodo durante el que una persona debe figurar como demandante de empleo antes de ser contratada. Por eso es clave revisar las bases y comprobar que todos los plazos y fechas encajan exactamente con lo exigido.
Otros fallos que pueden hacer perder una ayuda o subvención
Además de los ya mencionados, existen otros errores recurrentes que deben tenerse en cuenta para evitarse.
- Usar cuentas bancarias no vinculadas al solicitante. Los pagos deben realizarse desde una cuenta bancaria a nombre del autónomo, pyme o entidad solicitante. De igual modo debe indicarse la cuenta del solicitante donde se quiere recibir el cobro de la subvención. Si se paga desde la cuenta personal de otra persona o desde una cuenta no identificada, el gasto puede no admitirse o el cobro no recibirse.
- No conservar la documentación necesaria. Facturas, presupuestos, justificantes de pago, contratos, certificados… Todos estos documentos deben conservarse y estar correctamente firmados y emitidos. El hecho de no aportar algún documento requerido puede invalidar total o parcialmente la solicitud.
- Iniciar el proyecto antes de tiempo. Algunas ayudas exigen que la actividad subvencionada no se haya iniciado antes de la fecha de solicitud o de resolución. Si te adelantas, podrías perder la ayuda, aunque cumplas con el resto de las condiciones.
- Presentar solicitudes con actividades o gastos no subvencionables. En muchas convocatorias se establecen límites claros sobre qué se puede y qué no se puede subvencionar. Errores comunes: incluir gastos corrientes (luz, agua, alquiler), impuestos o tasas; publicidad no relacionada con el proyecto o mobiliario de uso no profesional. Hay que revisar muy bien las bases para verificar qué se considera gasto elegible.
- No realizar la actividad en la zona geográfica indicada. En ayudas locales, comarcales o autonómicas, la actividad subvencionada debe desarrollarse en la comunidad o municipio convocante. Es fundamental comprobar que el domicilio fiscal y el lugar de ejecución del proyecto coincidan con lo exigido por la convocatoria.
Errores al solicitar ayudas a la contratación
Cuando se solicitan subvenciones para la contratación, es importante tener en cuenta lo siguiente y evitarlo:
- Contratar perfiles no elegibles (por ejemplo, que no estén inscritos como demandantes de empleo).
- No respetar la duración mínima del contrato. Puede ser desde los 6 meses hasta 2 años.
- No dar de alta correctamente al trabajador en Seguridad Social con el tipo de contrato correcto.
- Acreditar que el candidato estaba inscrito como demandante de empleo y/o fondo de Garantía Juvenil (cuando proceda).
El incumplimiento de estos requisitos puede conllevar la revocación de la ayuda y la obligación de devolverla con intereses.
Errores al solicitar ayudas a la digitalización e impulso del negocio
Las ayudas orientadas a la transformación digital, innovación o desarrollo empresarial suelen presentar otros errores habituales como:
- Adquirir bienes o servicios no subvencionables, como móviles de uso personal, software no justificado o licencias sin factura.
- Usar fórmulas de financiación como renting o leasing, cuando la convocatoria exige que el pago sea directo por parte del solicitante.
- No justificar adecuadamente la implantación o uso de las soluciones digitales.
- Trabajar con proveedores no homologados o sin domicilio fiscal en España. En ocasiones las convocatorias autonómicas pueden exigir que sean proveedores de la propia comunidad.
Antes de realizar cualquier inversión tecnológica, es recomendable confirmar si se ajusta a los requisitos y objetivos de la ayuda.
Está claro que las posibilidades de obtener una ayuda o subvención aumentan cuando se cuenta con asesoramiento experto. Problemas técnicos, interpretaciones erróneas o justificaciones incompletas complican o anulan la concesión de la subvención. ¡Contáctanos y te ayudaremos con toda la gestión de la ayuda o subvención!
