Saber cuánto tiempo conservar la documentación de una empresa es fundamental para evitar sanciones, cumplir con la normativa vigente y asegurar una buena planificación contable. Con la llegada de septiembre y una vez cumplidas las obligaciones tributarias del ejercicio anterior, esta duda se vuelve recurrente entre pymes, autónomos y responsables contables. Desde CE Consulting, te explicamos los plazos legales que establece Hacienda y te damos las claves para mantener tu documentación empresarial bajo control.
Plazos de prescripción en impuestos
La regla general establece que Hacienda tiene un plazo de cuatro años para comprobar la situación tributaria de una empresa. Este periodo comienza a contar desde el día siguiente al final del plazo reglamentario de presentación del impuesto. Por ejemplo, si una empresa presenta su Impuesto sobre Sociedades de 2024 dentro del plazo (hasta el 25 de julio de 2025), Hacienda podrá revisarlo hasta el 25 de julio de 2029. Este mismo plazo de cuatro años también aplica a la empresa en caso de que necesite rectificar una autoliquidación o solicitar una devolución de impuestos.
Plazos especiales
Aunque la regla general establece un periodo de cuatro años, existen casos en los que Hacienda puede revisar determinadas partidas hasta diez años después. Esto ocurre en situaciones como:
- Bases imponibles negativas compensadas. Si una empresa declara pérdidas en un ejercicio y las compensa en ejercicios posteriores, Hacienda puede comprobar esas bases hasta 10 años después de su generación.
- Deducciones fiscales pendientes de aplicación. Si una empresa no aplica una deducción en el ejercicio en que se generó, Hacienda puede revisarla dentro de los diez años siguientes a su declaración.
- Cuotas de IVA o Impuesto sobre Sociedades compensadas. Cuando se arrastran cuotas fiscales de un ejercicio a otro, Hacienda puede extender su revisión.
En estos casos, es clave que la empresa conserve la documentación justificativa hasta que finalice el último periodo de prescripción aplicable.
Interrupción de la prescripción
El plazo de prescripción de cuatro años puede reiniciarse si se producen ciertas circunstancias.
- Interrupción por Hacienda. Si Hacienda notifica cualquier actuación de inspección o comprobación, el cómputo de la prescripción se interrumpe y empieza de nuevo desde cero. Además, si Hacienda revisa un impuesto y detecta irregularidades, puede extender la revisión a otros impuestos relacionados (obligaciones conexas).
- Interrupción por la empresa. Las empresas también pueden interrumpir la prescripción con sus propias acciones, como a la hora de presentar una declaración complementaria o una rectificación de una autoliquidación o interponer una reclamación o recurso administrativo relacionado con un tributo.
¿Por qué es importante conocer los plazos y conservar la documentación de una empresa?
Prescripción de incentivos fiscales
Algunos incentivos fiscales dependen de que la empresa cumpla ciertas condiciones en el futuro. En estos casos, el plazo de prescripción puede extenderse más allá de los cuatro años. Ejemplo: En la libertad de amortización por creación de empleo, la empresa debe mantener el aumento de plantilla durante dos años. Si este compromiso finaliza en 2024, Hacienda podrá comprobarlo hasta 2029 (cuando prescribe el Impuesto sobre Sociedades de 2024). No cumplir con estos requisitos puede suponer la pérdida del incentivo y la obligación de devolver los beneficios fiscales aplicados.
Planificación fiscal
Conocer los plazos de prescripción permite a las empresas realizar una planificación fiscal y analizar la compensación de bases imponibles negativas. Y como se ha indicado, aprovechar deducciones fiscales sin riesgos de revisión posterior.
Control documental
Para evitar problemas con Hacienda, las empresas deben mantener un buen control documental de sus impuestos y contabilidad. Si Hacienda detecta irregularidades en impuestos aún no prescritos, la empresa puede enfrentarse a:
- Sanciones económicas por errores u omisiones.
- Recargos por pago fuera de plazo.
- Intereses de demora, aumentando la deuda tributaria.
Es recomendable que las empresas conserven la documentación más allá de los cuatro años en casos de bases compensadas o incentivos fiscales sujetos a condiciones futuras. Además, si la empresa ha sido objeto de una inspección o ha solicitado una rectificación, deberá guardar los documentos actualizados hasta que el nuevo plazo de prescripción finalice.
En CE Consulting te explicamos y resolvemos tus dudas sobre cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa. ¡Ponte en contacto con nosotros!
