Al llegar el mes de septiembre, y una vez que se han presentado todas las obligaciones tributarias y mercantiles del año anterior, la pregunta que los contribuyentes repiten constantemente a sus asesores fiscales es: “¿Y hasta cuándo debo conservar la documentación de mi empresa?”
- Pues bien, a efectos fiscales, la Ley General Tributaria establece que la documentación y libros contables, así como los soportes documentales, (incluidos los programas, archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deberán conservarse durante un periodo mínimo de 4 años, ya que es el plazo que tiene la Administración para comprobar e investigar la situación tributaria de un contribuyente.
- Si bien a efectos mercantiles, y de acuerdo con el Código de Comercio, tanto los libros oficiales de contabilidad como los no oficiales deberán conservarse, durante al menos 6 años.
Eso sí, hay que tener en cuenta que:
1º.- Si existen facturas de inmovilizados: éstas deberán conservarse durante todos los ejercicios en los que se deduzca el gasto de amortización, más los 4 años de prescripción fiscal.
2º.- Si existen bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades: la documentación deberá conservarse durante el plazo que medie desde que se genera dicha base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad más los 4 años de prescripción del ejercicio. Teniendo en cuenta, por otra parte, que:
- La Administración cuenta con un plazo máximo de 10 años para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación, y que
- Ya no existe límite temporal para compensar dichas bases negativas.
- Y por último, a efectos laborales, también deberán conservarse durante un mínimo de 4 años los registros diarios de la jornada de trabajo.
Por lo tanto, consulta con tus asesores fiscales para tener claro durante cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa.
