La transformación digital en la pyme, y en cualquier tipo de empresa, no es un proceso elegible. Simplemente, aquellas que no se suban al carro de la digitalización, antes o después, se encontrarán en una posición competitiva desfavorable. Como última consecuencia, esas empresas terminarán desapareciendo del mercado. A pesar de ello, llevar a cabo un proceso de digitalización no es tan fácil y por ello se cometen errores. Desde CE Consulting te contamos los principales errores en la digitalización de la empresa para que puedas evitarlos o tenerlos presentes.
¿Por qué es importante la digitalización en la pyme?
En un mercado cada vez más competitivo y global, la pyme debe ser capaz de adaptarse a los cambios y exigencias que se van marcado. El hecho de no conocer las novedades del sector o adaptarse a las tendencias, puede hacer que esa empresa se quede atrás de su competencia, pudiendo poner en peligro su continuidad. Al realizar una transformación digital, por el contrario, esta puede tomar la delantera en su sector, ganando agilidad o ventas o reduciendo costes, solucionando dos de las mayores preocupaciones que tiene actualmente la pyme.
Digitalización y transformación digital: diferencias
La digitalización es el simple proceso de conversión de datos y procesos desde el mundo analógico al digital.
Por su parte, la transformación digital es mucho más. Comienza con la digitalización, pero el proceso permite a la empresa utilizar dichos datos digitales para agilizar sus procesos, reducir costes y tomar decisiones estratégicas que lleven al negocio a otro nivel.
¿Por qué fallan los procesos de digitalización?
Principalmente, al ejecutar un proceso de digitalización es clave contar con profesionales con experiencia que guíen y asesoren en todo el proyecto a las personas que se desempeñan en la empresa, o van a estar a cargo del mismo.
El hecho de contar con esos profesionales garantiza una agilidad en la implantación de soluciones, ayuda a minimizar al máximo los posibles errores que puedan darse, así como reducir los tiempos de implantación o los costes derivados de la digitalización.
Una gestión eficaz del proyecto de transformación digital, de manos de profesionales experimentados, es una garantía. Estos expertos guían el proceso de digitalización de forma secuencial: definiendo objetivos, diseñando un plan de acción, asignando tareas, realizando un seguimiento del proyecto de implantación, preparando informes y evaluando el cumplimiento, controlando cada fase, así como detectando y corrigiendo las desviaciones que se puedan producir.
Ventajas de la transformación digital
Un proceso de transformación digital debe ser ordenado. El hecho de realizarse así puede generar innumerables ventajas para la empresa:
- Reducción de costes en todos los procesos.
- Agilidad y fiabilidad en la toma de decisiones.
- Incremento de ventas al activar nuevos canales.
- Mejora de la marca.
- Mayor visibilidad frente a los clientes.
- Agilidad y precisión en todos los procesos, bien a nivel comercial logístico o procesos administrativos.
- Disminución de errores por el factor humano.
10 errores en la digitalización de la empresa
Falta de visión global
El hecho de no tener una visión global del proyecto puede generar que el proyecto se construya con herramientas y aplicaciones que lo irán conformando de forma inconexa, creando entornos cerrados o con información dispersa. Lo más grave es que la integración a futuro de dichas piezas tendría un coste elevado. Por eso, es vital, desde al inicio del proyecto, construir con la pyme, y sus responsables, la imagen global de lo que se necesita en todas las áreas de la empresa.
Carencia de un análisis de madurez digital
Este error es muy habitual en aquellas empresas que se lanzan a realizar un proyecto de este tipo sin un diagnóstico inicial. Esto significa que la empresa no conoce su nivel de madurez digital, punto clave para arrancar el proyecto.
Inexistencia de un objetivo claro
La empresa que quiera transformarse digitalmente debe tener claro por qué quiere embarcarse en este proyecto, qué quiere conseguir. Los objetivos pueden ser muy diferentes: algunas compañías buscan ser más eficaces, otras quieren reducir costes, etc.
Además, debe definirse los objetivos por áreas de la empresa para que todas las personas implicadas trabajen en la misma dirección.
Es importante definir unos objetivos tan solo a corto plazo porque las implementaciones futuras sobre aplicaciones mal dimensionadas se pagan muy caras en términos de coste. Es necesario una definición de objetivos a largo plazo y atacar el proyecto por fases.
Escasez de trabajo previo a la implementación tecnológica
Esto significa que la empresa, antes de implementar una solución o herramienta tecnológica, debe analizar sus procesos y forma de trabajar. Es necesario poner orden en la organización para así elegir las soluciones adecuadas para cada particularidad empresarial.
Selección inadecuada de herramientas
Otro error en el que caen muchas empresas es que suelen equivocarse en la elección de las herramientas tecnológicas a implementar ya que no se adecúan bien a la situación particular o problemas que tiene la empresa. En unas ocasiones la herramienta se queda corta y, en otras, es sobredimensionada a lo que se precisa. En ambos casos, estas situaciones implican costes extra en el futuro.
Falta de ambición
Cualquier empresa puede iniciar un proceso de digitalización para mejorar algún aspecto de su organización. Pensar que la digitalización es solo para grandes compañías es un error habitual en el que caen las empresas lideradas por profesionales poco convencidos en el potencial que tiene la tecnología.
La falta de ambición también puede generar muchas dudas y, por ende, retrasos en el inicio de la digitalización. No se tiene que pensar en el “ya llego tarde al proceso de digitalización” sino poner las medidas necesarias para arrancar el proyecto.
Poca planificación
Como decíamos, la digitalización debe ser ordenada. La falta de planificación de actividades y el hecho de no ser realista con los tiempos y fechas del proyecto puede generar problemas o hacer que no logremos los objetivos marcados.
Olvidarse de aspectos internos
Otro error habitual que sucede a muchas empresas es que su proyecto de digitalización lo orientan al cliente y se olvidan de digitalizar sus procesos internos. Ante estas situaciones, se da una disparidad de formas de trabajo y de relacionarse que podrían afectar al trabajo diario que realiza el personal de la empresa, así como a la relación comercial entre empresa y cliente.
Inadecuada comunicación y explicación
El compromiso de los trabajadores con el proyecto de transformación digital es vital. Por ello, la comunicación debe ser bidireccional: tanto desde la gerencia y mandos intermedios a los equipos, transmitiendo los objetivos y etapas del proceso, como desde los trabajadores hacia la dirección, vía informes y reporting. Con ello, la empresa se asegura de ir detectando y corrigiendo las desviaciones en cuanto se producen.
Otro aspecto de la comunicación en todo este proceso de digitalización es que toda la organización debe estar alineada e informada de cuál es el plan de transformación, disipando miedos y dudas que puedan surgir en los trabajadores, en relación a sus puestos de trabajo (si se eliminarán cargos, si con la digitalización se reducirán puestos, cambiarán las funciones, etc.). Por ello, hay que realizar una comunicación cercana y clara, transmitiendo correctamente los beneficios de la digitalización y la repercusión positiva que generará, tanto en el trabajo diario de los trabajadores como en la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa.
Ausencia de compromiso desde la dirección
La dirección de la empresa debe estar convencida y segura al 100% de la transformación digital que necesita la compañía para poder trasmitirla en cascada a todo el personal que forma parte de la empresa.
El compromiso es clave para la búsqueda de los recursos necesarios, tanto de personal como económicos.
Recomendaciones para un proceso de digitalización exitoso
Para lograr el objetivo que la empresa se marca con el proyecto de digitalización, los expertos aseguran que es importante tener presentes estas recomendaciones:
- Contar con los mejores profesionales, con experiencia probada en procesos de transformación digital en pymes.
- Contar con una visión global e integradora del proyecto.
- Definir objetivos claros, adaptados a la realidad de la pyme, el sector, el mercado.
- Pensar en el cliente: él es rey. En base a ello, enfocar el proceso de digitalización, pero sin olvidarse de los procesos internos ya mencionados.
- Implicar a todo el equipo en la transformación de la empresa.
- Definir un plan de implantación y nombrar a un responsable para su seguimiento.
- Controlar a cada cierto tiempo el proceso. Ver nivel de cumplimiento, fallos, buscar soluciones, etc.
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