Así es querido amigo ha llegado esa maravillosa época en la que debes abrir el baúl de los recuerdos (esperemos que más o menos organizado) y empezar con la legalización de los libros contables para sociedades.
¿Cuándo legalizar los libros?
Es hora de ponerse las pilas, abril se nos echa encima, pero calma que en un momentito repasamos las fechas primordiales para este proceso.
Fechas clave:
Los plazos para gestionarlo comienzan cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable.
Concretamente, si el ejercicio contable se empieza con el año natural, del 01-01-2016 al 31-12-2016, es este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2017.
Tranquilo, que aún estás a tiempo de cumplir con tus labores contables y no quedarte a la deriva.
Legalización telemáticamente
Recuerda que desde el 29 de septiembre de 2013, el sistema de legalización de libros en formato electrónico y presentación por vía telemática es de aplicación a los libros obligatorios de todas las clases.
La era digital también aterriza para los libros contables y es que, como vamos viendo, es renovarse o morir. No está de más decir que de este modo se ahorra mucho tiempo y se gana en años de vida, dando fin a las eternas colas administrativas.
No obstante, cuando por problemas técnicos no es posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
a. Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.
b. Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado.
c. Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos especificados en los siguientes apartados.
d. Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético acompañada de una relación de los libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada.
¿Cómo presentar telemáticamente los Libros?
Por si es tu primera vez, (siempre hay una primera vez para todo) o no recuerdas muy bien cómo va esto del sistema telemático, te explicamos fácilmente los pasos a seguir:
Para poder realizar la presentación telemática de los Libros debes:
1. Estar dado de alta en los servicios telemáticos de la web del Colegio de Registradores de España. Deberás darte de alta en el sistema el Presentante. Si no estás dado de alta tendrás que ir primero al apartado “Alta de nuevo cliente” y completar la información y documentación requerida.
2. Disponer de uno de los siguientes certificados vigentes (ETOKEN Colegio de Registradores, FNMT, CATCERT, GVA, ACA, FIRMAPROFESIONAL, AC CAMMERFIRMA, IZENPE…entre otros) que el mismo portal reconocerá siempre que esté ligado a tu NIF.
Sabemos que es un poco protocolario y que eso del papeleo es una lata, pero por lo menos ahora puedes realizar todas estas gestiones desde el sofá de tu casa.
¿Qué libros deben ser presentados para su legalización y con qué formato?
Los libros obligatorios que deben ser presentados son los siguientes:
-Diario.
-Inventario y Cuentas Anuales.
-Balances de comprobación (sumas y saldos).
-Inventario.
-Balances.
-Memoria.
-Mayor.
-Libro de Pérdidas y Ganancias.
-IVA.
-Facturas Emitidas.
-Facturas Recibidas.
-Detalle del Diario.
-Registro de Acciones Nominativas.
-Registro de Socios.
-Libro de Actas.
-Libro de Detalle de Actas.
-Libro de Actas del Consejo.
-Libro de Detalle de Actas del Consejo.
-Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal.
-Otros.
Formatos:
-Excel (Extensión válida XLS o XLSX)
-QuatroPro (Extensión válida WQ1)
-Lotus (Extensión válida WK1)
-Word (Extensión válida DOC o DOCX)
-Rich Text Format (Extensión válida RTF)
-Acrobat Reader (Extensión válida PDF)
-Open Office (Extensión válida ODS y ODT)
Después de esta larga lista de la compra contable, sólo nos queda decir que esperamos haberte servido de ayuda.
Ya sabes de sobra donde encontrar a tu asesor personal de confianza, dispuesto a resolver cualquier duda que te surja.
Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con CE Consulting para que nuestros expertos puedan asesorarte y buscar una solución.
