Muchas empresas no saben cómo aplicarlas las dietas de los trabajadores en sus nóminas o lo hacen de forma incorrecta. Además, al ser usadas en ocasiones como medida para aumentar el salario neto de los trabajadores, Hacienda y la Seguridad Social son muy exigente a la hora de su comprobación.
Desde CE Consulting, te lo explicamos todo con ayuda de nuestros asesores laborales.
¿Qué son las dietas de los trabajadores?
Las dietas de los trabajadores son percepciones económicas extrasalariales, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular. Tienen como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento fuera del centro de trabajo.
En el caso de la dieta, lo que se requiere para que exista es un gasto a compensar. Este gasto debe ser que el trabajador se vea en la necesidad de realizar sus comidas o pernoctar en un municipio distinto al lugar de trabajo. Por tanto, según Ana Alarcón, asesora laboral de CE Consulting, “esta necesidad desaparecería si el lugar al que se desplazase, siendo distinto del habitual de trabajo, coincidiese, no obstante, con el municipio de residencia”.
¿Cómo regulan las administraciones las dietas de los trabajadores?
Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria establece lo siguiente para la regulación de las dietas de los trabajadores, destacando que recientemente (17 de julio de 2023), con la publicación de la Orden HFP/792/2023, se ha actualizado el importe de los gastos de locomoción, exceptuando de gravamen:
1.- Las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado que se desplace fuera de su centro de trabajo, para realizar su trabajo en un lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
- Cuando el trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
- En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido (hasta el pasado 16 de julio el importe era 0,19 euros). Esto siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento. “Todo debe justificarse”, recuerda Alarcón.
2.- Las dietas destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia:
- Al pernoctar en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:
– Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.
– Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
- Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 o 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
Otras consideraciones
Las dietas y asignaciones por gastos devengados en el municipio del lugar de trabajo habitual del perceptor se consideran rendimientos de trabajo en su totalidad. Así mismo, no se aplica el régimen de dietas a los trabajadores contratados para una obra determinada.
Las indemnizaciones por residencia eventual, que se devengan diariamente para satisfacer los gastos de la estancia fuera de la residencia oficial, son auténticas dietas que pretenden compensar los gastos de manutención y estancia en que se incurre con motivo del desplazamiento. Además, tienen que cumplir los requisitos exigidos con carácter general.
Por tanto, Alarcón explica que “si dichas indemnizaciones se perciben por desplazamiento a otra localidad, por ejemplo, para realizar un curso de formación de duración superior a nueve meses, perderían su condición de dietas exceptuadas de gravamen”.
Tesorería General de la Seguridad Social
Para las dietas de los trabajadores, únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:
- Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto. Cuando utilice medios de transporte público y siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.
- Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador, no comprendidos en el apartado anterior, que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto. Así como gastos normales de manutención y estancia, generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.
¿Cómo podemos justificar estas dietas de los trabajadores?
Como hemos comentado, los gastos de estancia no tienen limitación legal, debiendo solo acreditarse el gasto con factura o documento equivalente. Sin embargo, hay que tener en cuenta estos aspectos:
- Junto con la factura, siempre hay que acreditar el día, el lugar y el motivo de desplazamiento. De esta forma, podrás demostrar que los desplazamientos son a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y que no se alargan más de 9 meses de forma continuada.
- En caso de superar los límites fijados, habrá que declarar esos excesos.
¿De quién es la obligación de justificar las dietas de los trabajadores de cara a Hacienda?
La última resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central ha establecido que son el trabajador y la empresa quienes tienen que repartirse esa carga probatoria. Es decir:
Transporte público y alojamiento
El trabajador sólo debe justificar los gastos de transporte público, aparcamiento y alojamiento soportados que la empresa le haya compensado. Para ello, deberá conservar los justificantes de dichos gastos.
Kilometraje y manutención
La empresa, por su parte, debe justificar los gastos de kilometraje y manutención, acreditando el día y lugar en que se han producido.
Motivos laborales
Asimismo, la empresa debe acreditar que todos los desplazamientos que han dado lugar a las dietas se han realizado por motivos laborables.
¿Cómo comprueba la Seguridad Social las dietas de los trabajadores?
Las empresas deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social, en cada período de liquidación, el importe de todos los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores. Esto, con independencia de su inclusión o no en la base de cotización a la Seguridad Social y aunque resulten de aplicación bases únicas.
CUANTÍAS EXCEPTUADAS DE GRAVAMEN POR ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN
| Gastos de alojamiento | Cuantía que se justifique |
| Gastos de manutención | España | Extranjero |
| a) Con pernoctación | 53,34 € | 91,35 € |
| b) Sin pernoctación | 26,67 € | 48,08 € |
| c) Personal de vuelo sin pernoctación | 36,06 € | 66,11 € |
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26 comentarios
Estefania
29/09/2019 at 12:41
Buenos días :
A la hora de pagar dietas a los empleados ( en este caso pagamos 10€ diarios en concepto de comidas ya que no pernoctan )
Si tengo factura de todas las comidas , le tengo que meter en nómina las dietas del mes? O por el contrario puedo hacerlo un ingreso poniendo en concepto a que se debe y así no tributa?
Gracias de antemano
Departamento de Comunicación
08/10/2019 at 16:16
Hola Estefanía,
Si le realizas un pago en concepto de dietas al trabajador, este debe figurar en la nómina independientemente de que esté exento de tributación, ya que en la nómina deben aparecer todos los conceptos retribuidos abonados al trabajador. Así se puede justificar el pago al trabajador ante una posible reclamación de cantidad, y ante una inspección tenéis la justificación de la factura.
Esperamos haber resulto tu duda.
Un saludo.
Conxi
29/09/2020 at 07:50
Buenos dias en mi hoja de nomina me pagan un fijo por la manutencion, tengo que pagar irpf ppr este concepto
CE Consulting
01/10/2020 at 17:50
Si las dietas están justificadas no tendrán que tributar, pero si son
iguales todos los meses y no hay justificación de los importes de las
mismas, Hacienda puede reclamar la aplicación de IRPF.
¡Saludos!
Laura perez
29/10/2019 at 11:40
Buenos días, tengo una empresa de transporte y no tengo claro si las dietas están incluidas en la base cotización o por el contrario estas exentas para esa base ?
.gracias, un saludo
Departamento de Comunicación
15/11/2019 at 10:07
Buenos días, Laura.
Sentimos haber tardado tanto en contestarte. Necesitaríamos más información sobre la nómina para dar una respuesta segura, pero si las dietas están dentro de los importes indicados en el artículo y son justificables pueden estar exentas de las bases de cotización.
Un saludo.
Andy
02/11/2019 at 22:29
Hola! Viajo con una compañia teatral fuera de mi ciudad de viernes a domingo, ellos me pagan sueldo base y 84 euros brutos de dietas de los cuales tengo que pagar YO el alojamiento, el gasoil lo pagan ellos pero no asi el kilometraje.
¿Esto seria correcto?
Departamento de Comunicación
15/11/2019 at 10:06
Buenos días, Andy
Sería correcto si ha habido un pacto entre las partes y el convenio colectivo no dice nada al respecto.
Un saludo.
Alvaro
14/12/2019 at 12:29
Hola:Trabajo en una empresa de montajes , por lo que habitualmente trabajo fuera de mi ciudad,la emprea me paga en nomina la dieta que marca el convenio provincial que son 51 euros diarios para todos los gastos , dieta corrida de Lunes a Domingo
Pero el Sabado y Domingo lo normal es que vuelva a casa
¿si el costo de estos gastos no supera esa cantidad?¿se considera de todas formas dieta?¿o solo la cantidad justificable de los gastos , restaurante mas hotel?
¿la dieta del sabado y domingo tambien se consideraria dieta a efectos I.R.P.F.?
Departamento de Comunicación
17/12/2019 at 09:40
Buenos días, Álvaro
Se consideraran dietas, y estarán exentas de IRPF, solo las que puedas justificar. El resto, y hasta llegar a la cantidad de 51 euros que le dan, si no tienen justificación deberán tributar.
Un saludo.
Alberto
21/01/2020 at 18:18
Hola,
Quería preguntar si el exceso que percibe un trabajador en su nomina en concepto exceso de dietas y que tributa, se debe tener en cuenta para calcular el salario mínimo interprofesional mensual o anual que gana ese trabajador o no se tiene en cuanta al ser aunque tribute una percepción extrasalarial.
Gracias.
Departamento de Comunicación
06/02/2020 at 10:38
Buenos días, Alberto
Para el cálculo del SMI, no se tiene en cuenta las dietas para que la empresa cumpla el mínimo de salario establecido para la norma.
Un saludo.
jose naranjo
06/03/2020 at 13:19
Buen día.
Trabajo para una empresa de servicio técnico y me desplazo con regularidad a distintos municipios y provincias.
Sin pernortar me dan 28€ en concepto de una dieta y si pernocto me dan 56€ de dos dietas y la empresa paga el hotel ,el desayuno y me dan el medio de transpote.
Mi pregunta es , ¿como y cunto de estos importes estan sugetos a retenciones ?
Los tengo siempre reflejados en la nomina.
Gracias
Ángel
10/03/2020 at 08:42
Hola, me han pedido una prueba de paternidad a través del los juzgados. Ha salido positivo. Soy padre de una hija que tiene 20 años, a la cual no conozco. No sabía de su existencia. En mi nómina me especifica, sueldo y dietas y ahora mi abogado quiere que le especifique los gastos de las dietas, cuando en la nómina ya viene reflejado. Me gustaría que me informaran. Saludos
CE Consulting
10/03/2020 at 16:06
Buenas tardes, Ángel
La solicitación de la justificación de las dietas puede realizarse para comprobar la correcta declaración y para analizar si se realizan para elevar el salario. Conviene señalar que, según la última resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central, se ha establecido que esa carga probatoria debe repartirse entre el trabajador y la empresa. Un saludo
Mario
18/04/2020 at 00:37
Buenas tardes,
A la hora de pernoctar, ¿tiene que ser estrictamente en un hotel? Ya que voy a estar unos tres meses en ese lugar, distinto al centro de trabajo y al mismo precio o incluso más económico, he encontrado pisos y me hacen alquiler por mes, ¿Quedaría justificado con un contrato de alquiler para el cobro de la dieta? Gracias y un saludo
CE Consulting
21/04/2020 at 18:15
Buenas tardes,
La exceptuación de gravamen de las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, se refiere a las devengadas por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia habitual. Se requiere, asimismo, que el período de desplazamiento y permanencia no sea superior a nueve meses.
Por otra parte, sobre las cuantías que tienen la consideración de asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, para los casos en que se pernocta en municipio distinto, se consideran dietas exceptuadas de gravamen, los gastos de estancia los importes que se justifiquen.
Debe señalarse que a estos efectos, los justificantes admisibles son únicamente los correspondientes a estancia en hoteles y demás establecimientos de hostelería, sin que puedan asimilarse a los mismos las cantidades destinadas al alquiler o arrendamiento de una vivienda.
Un saludo
María
07/07/2020 at 09:13
Tengo una empresa que se dedica al movimiento de tierras. Los trabajadores realizan su trabajo fuera del centro de trabajo. La empresa les paga diariamente 25 euros en dietas y ellos son los que se administran sin aportar a la empresa ningún justificante de gastos. Estarían exentos estos importe??
CE Consulting
07/07/2020 at 16:02
Buenas tardes,
Para que la dietas no tributen se deben tener justificante o facturas del importe percibido y gastado.
Un saludo
Teresa
17/09/2020 at 21:21
Buenas tardes.
Mi marido va a comenzar a trabajar en una empresa que tiene domicilio fiscal distinto al domicilio de la obra a ejecutar. En principio la obra tendrá una duración de tres años. Le asignan una cantidad por dietas de manutención y alojamiento, inferior al límite diario establecido por Hacienda. Entiendo que tendrá que pedir factura de todos los gastos ocasionados, que serán del mismo importe que la cantidad reflejada en nómina, para el caso de que la Agencia Tributaria le requiera la justificación documental. Según la ley del impuesto de IRPF, si supera los nueves meses de desplazamiento de forma continuada, está obligado a declarar el exceso de dietas percibidas por los tres meses restantes o esto supone la obligación de declarar todo el año? Gracias. Un saludo
vicenç
01/11/2020 at 10:42
Ahora con los restaurantes y bares cerrados (en Catalunya) si tengo que pagar dietas a los trabajadores como lo hago si no tengo comprovante?
Normalmente me dan el tiket i a final de mes se les pone en la nómina las dietas que tienen por el importe gastado.
CE Consulting
03/11/2020 at 15:08
Buenos días,
No es posible pagar dietas si el restaurante permanece cerrado, ya que no tienes justificante.
Un saludo
Pamela
25/11/2020 at 15:50
Buenas tardes, mi consulta es si la manutencion en el convenio de restaurante de cataluña que esta fijado en 50.11 euros, cotiza para iprf? porque por nomina se declara y se deduce el mismo importe. Y si no cotizara para cc, desempleo, formacion, iprf, el restaurante debe facturarlo para justificar?
gracias
CE Consulting
26/11/2020 at 11:28
Buenos días,
Si las dietas están dentro del territorio nacional están justificados hasta 53,34 euros diarios, por lo que su cantidad es menor y estaría exenta de seguridad social e IRPF. Las dietas se tienen que justificar, y si hay requerimiento de Hacienda por resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central ha establecido que son el trabajador y la empresa quienes tienen que repartirse esa carga probatoria.
Gracias. Un saludo.
Ricardo F
09/12/2020 at 03:35
Hola.
En el caso de que el importe de dietas y kilometraje no exceda de la cantidad exenta también debe incluirse en la nómina?
Sería legal que se pague en un pago aparte por transferencia y no aparezca en nómina?
Podría pagarse aparte si aparecen dichos conceptos en nómina?
Gracias por adelantado
CE Consulting
14/12/2020 at 17:28
Buenos días,
Las dietas y kilometraje deben incluirse en nómina independientemente de que estén exentas. Todo lo que se abone debe aparecer en nómina.
La forma de pago es un acuerdo entre empresa y trabajador.
Un saludo.
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