El inventario físico es un proceso clave para cualquier empresa, especialmente cuando se acerca el cierre del ejercicio contable. No solo ayuda a tener un control interno del almacén, sino que es fundamental para una correcta valoración de las existencias y para determinar el resultado económico y fiscal del año. El inventario físico está estrechamente relacionado con el precierre fiscal, una herramienta por la que apostamos en CE Consulting y que permite a las empresas anticiparse a su resultado fiscal y tomar decisiones con margen. En este artículo, te explico de forma muy sencilla todo lo que debes tener en cuenta al preparar tu inventario físico.
¿Qué es el inventario físico?
El inventario físico es el recuento real y manual de las existencias que tiene la empresa en un momento determinado. Se realiza directamente en el almacén, tienda o lugar donde se guardan los productos o materiales. Debe contrastarse con el inventario registrado en el sistema contable o informático.
Este proceso permite comprobar si los datos contables coinciden con la realidad, detectar posibles errores o pérdidas, y valorar correctamente las existencias finales, que influyen en la cuenta de resultados y en el Impuesto sobre Sociedades.
¿Por qué es clave hacer el inventario físico al cierre del ejercicio?
El cierre del ejercicio contable suele coincidir con el final del año natural (31 de diciembre). En este momento, es necesario reflejar en los libros contables la situación real de la empresa, incluyendo:
- Activos y pasivos
- Ingresos y gastos devengados
- Existencias finales correctamente valoradas
Las existencias finales se calculan restando el inventario inicial más las compras realizadas, y sumando o restando las variaciones. Si el recuento físico no se realiza correctamente, se pueden producir desajustes contables, afectar la base imponible del impuesto y distorsionar la imagen real del negocio.
¿Qué relación tiene el inventario con el precierre fiscal?
El precierre fiscal es una práctica cada vez más utilizada por las pymes. Consiste en anticipar, antes del cierre oficial del año, una simulación del resultado contable y fiscal. Esta revisión permite corregir errores, ajustar operaciones y optimizar la carga tributaria dentro de la legalidad.
Uno de los elementos imprescindibles del precierre es el estado de las existencias, y por tanto, el inventario físico. Si no se hace un recuento fiable, los resultados del precierre podrían no ajustarse a la realidad y llevar a tomar decisiones erróneas.
¿Cuándo y cómo hay que hacer el inventario físico?
Es recomendable que el inventario físico se realice a finales del año o, como mucho, en los primeros días del siguiente ejercicio. Para que sea válido contablemente:
- Debe hacerse antes de comenzar a facturar o entregar mercancía en el nuevo año.
- La mercancía pendiente de entrega o facturada debe estar separada y claramente identificada.
- El recuento debe registrarse en el programa informático de gestión del almacén.
- Es aconsejable guardar una copia del inventario, que se incluirá con los libros contables que se legalizan ante el Registro Mercantil.
- El saldo contable de la cuenta de existencias debe coincidir con el total del inventario físico. En caso contrario, habrá que regularizar.
Por tanto, mi recomendación es no dejar el inventario para el último día del año: mejor planificarlo con tiempo y documentar todo el proceso.
Preguntas frecuentes sobre el inventario físico
Porque sabemos que este asunto genera algunas dudas, respondemos a las más habituales para que puedas tener claridad. Y en caso de cualquier duda, consultar a tu asesor. En CE Consulting ofrecemos a las empresas un precierre fiscal que le permite tomar decisiones y optimizar la carga tributaria.
¿Es obligatorio hacer inventario todos los años?
Sí. El Código de Comercio y la normativa contable exigen que las empresas reflejen una imagen fiel de su patrimonio. Para ello, es necesario realizar un recuento físico anual de existencias.
¿Qué diferencia hay entre inventario físico e inventario contable?
El inventario físico es el recuento real y manual de los productos que hay en almacén. El inventario contable es el registro de esas existencias en los libros o programas informáticos. Ambos deben coincidir.
¿Cuándo se debe hacer el inventario físico?
Preferentemente a cierre del ejercicio (normalmente, últimos días de diciembre y los primeros de enero). Es importante realizarlo antes de registrar operaciones del nuevo ejercicio (como ventas o entregas).
¿Cómo afecta el inventario al Impuesto sobre Sociedades?
La diferencia entre existencias iniciales y finales se refleja como variación de existencias en la cuenta de pérdidas y ganancias, afectando así al resultado contable y a la base imponible del impuesto.
¿Qué debe incluir el inventario?
Todos los productos, materiales o mercancías que estén en almacén o en poder de la empresa, listados con cantidades y valores de forma clara y ordenada. También se debe indicar si hay productos obsoletos o deteriorados.
Si necesitas resolver dudas sobre este tema, ponte en contacto con CE Consulting.
