El Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), conocido como Reglamento Verifactu, establece cómo deben operar los sistemas de facturación para garantizar el cumplimiento del envío de información a Hacienda. La normativa establece dos modalidades posibles: el sistema verificable (Verifactu) y el sistema no verificable (No Verifactu). Ambas opciones son válidas, pero presentan diferencias que conviene conocer antes de decidir y que te explico en este artículo.
¿Qué son las modalidades verificable y no verificable?
- Verifictu o verificable. Esta modalidad consiste en que cada registro de facturación se remite de forma inmediata a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Así, la factura emitida se convierte en verificable para el cliente, que puede comprobar su validez fiscal mediante el código QR incorporado.
- No Verifictu o no verificable. Esta modalidad no obliga a enviar los registros en el momento de su generación. En este caso, la empresa conserva los datos en su propio sistema, aplicando medidas de seguridad adicionales como la firma electrónica de cada registro llevanza de un registro de eventos. Estas facturas también incluyen un código QR, pero no son verificables directamente en la sede de la AEAT.
¿Por qué la AEAT permite la modalidad no verificable? La Agencia Tributaria busca dar flexibilidad. No todas las empresas o profesionales cuentan con la misma capacidad tecnológica ni con las mismas necesidades de digitalización. Por eso, se mantiene esta segunda modalidad, que permite a los contribuyentes gestionar internamente sus registros y solo enviarlos a Hacienda en caso de requerimiento.
¿Cuáles son las diferencias entre Verifactu y No Verifactu?
La diferencia esencial está en la gestión y conservación de los registros:
- En Verifactu, los registros se envían automáticamente a la AEAT, lo que simplifica la operativa, reduce riesgos y refuerza la transparencia frente a la Administración.
- En No Verifactu, los registros se guardan exclusivamente en los sistemas de la empresa, con exigencias técnicas adicionales (como el registro de eventos) que requieren mayor control interno.
La gran mayoría de los proveedores de softwares están enfocando sus soluciones hacia la modalidad Verifactu. No es sólo una cuestión técnica: desde un punto de vista fiscal y de imagen, No Verifactu puede interpretarse como una opción menos transparente, al depender íntegramente de los sistemas internos de la empresa.
Papel del control tributario en cada sistema
Uno de los aspectos clave que diferencia ambas modalidades de facturación es el grado de control que ejerce la Agencia Tributaria sobre los registros emitidos. La normativa busca garantizar siempre la trazabilidad y la inalterabilidad de la información, pero el modo en que se consigue varía en función de si se trata de un sistema verificable o no verificable.
- En Verifactu, el control es inmediato: Hacienda recibe los registros en tiempo real, lo que reduce riesgos de manipulación y facilita la validación por parte de los clientes.
- En No Verifactu, el control se produce a posteriori: los registros se conservan en el sistema emisor, pero deben cumplir con altos estándares de seguridad para garantizar su integridad antes de ser requeridos por la AEAT.
¿Qué ventajas y desventajas hay entre Verifactu y No Verifactu?
De forma muy sencilla, podría decirse que:
- Verifactu: automatiza el envío al emitir la factura. Es una modalidad segura, reduce la carga administrativa y transmite confianza frente a Hacienda.
- No Verifactu: conserva los datos internamente en la empresa. Esto obliga a controles adicionales y puede percibirse como menos transparente.
En el caso de Verifactu, la principal ventaja es la transparencia: los registros se envían de forma inmediata a la Agencia Tributaria y los clientes pueden verificar la validez fiscal de las facturas a través del código QR. Además, la responsabilidad técnica para la empresa es menor, ya que los datos quedan custodiados en la propia sede electrónica de la AEAT, reduciendo el riesgo de errores en la conservación de los registros. Esta modalidad reduce carga administrativa y transmite confianza frente a Hacienda.
Por otro lado, la modalidad No Verifactu ofrece mayor autonomía en la gestión interna, ya que la empresa conserva los registros en su propio sistema y no depende de la conexión constante con la Agencia Tributaria. Esto puede ser útil para quienes buscan mantener un mayor control sobre sus datos. Sin embargo, esta libertad implica también mayores obligaciones: se requieren medidas de seguridad avanzadas, como la firma electrónica y el mantenimiento de un registro de eventos, lo que aumenta la responsabilidad del emisor. Estos deben estar disponibles para envío o consulta si Hacienda lo solicita. Además, las facturas generadas bajo este modelo no son verificables directamente por los clientes en la sede electrónica, lo que puede restar confianza en algunos casos.
A pesar de todo, ambas modalidades requieren que el software cumpla los requisitos exigidos en el reglamento.
¿Y si la empresa quiere elegir Verifactu pero tiene mala conexión?
En zonas con problemas de conectividad, puede parecer que la única opción viable es la modalidad no verificable. Sin embargo, existen soluciones tecnológicas que permiten mantener el sistema Verifactu: los softwares pueden almacenar temporalmente los registros de facturación en local y transmitirlos automáticamente a la AEAT cuando se restablezca la conexión. De este modo, se garantiza la integridad de los datos (mediante hash y firma electrónica) y se cumple con el principio de remisión inmediata sin riesgo de manipulación.
¿Por qué algunos softwares solo ofrecen modalidad verificable?
Aunque la normativa permite a las empresas elegir entre Verifactu y No Verifactu, muchos desarrolladores de software han optado por centrarse únicamente en la modalidad verificable. La razón principal está en la estrategia de simplificación y adaptación tecnológica. Verifactu es más fácil de implementar, ya que no exige al software gestionar procesos complejos como la firma electrónica de cada registro o el mantenimiento de un registro de eventos.
Este enfoque responde también a una visión de futuro. La tendencia del mercado y de la propia Agencia Tributaria es impulsar cada vez más los sistemas verificables, porque proporcionan mayor transparencia y refuerzan la lucha contra el fraude fiscal. Así, muchos fabricantes prefieren orientar sus soluciones hacia el estándar que previsiblemente acabará consolidándose.
A pesar de todo, la normativa establece que las dos modalidades son válidas y no obliga a los proveedores a cubrir las dos.
Por tanto, elegir entre la modalidad Verifactu y No Verifactu no es una decisión menor. En CE Consulting siempre recomendamos analizar antes la capacidad tecnológica y las necesidades reales de la empresa. Adaptarse con antelación permite planificar la transición, formar al equipo y anticiparse a posibles incidencias. Dar este paso de forma estratégica facilita el cumplimiento y evita contratiempos. Si todavía no tienes claro qué opción se ajusta mejor a tu negocio, te invitamos a explorar otros artículos en los que profundizamos en distintos aspectos del Reglamento Verifactu.
