Dudas frecuentes sobre Verifactu con respuestas claras

En CE Consulting llevamos meses analizando a fondo la normativa Verifactu para ayudar a empresas, entidades no lucrativas y profesionales a entender cómo les afecta. Sabemos de primera mano que este reglamento genera muchas dudas: quién debe aplicarlo, qué ocurre si se emiten pocas facturas, o cómo asegurarse de adaptarse correctamente. En este artículo encontrarás la respuesta a las preguntas frecuentes sobre Verifactu que recibimos, para que puedas hacer la transición con claridad y sin sobresaltos.

¿En 2027 podrá una empresa conservar el programa de facturación, que no cumple con los requisitos de Verifactu, y que haya usado en 2026 solo para consultar el histórico de facturas? ¿Su simple tenencia puede ser sancionable aunque ya no lo utilice para facturar?

En la Ley General Tributaria se establece que se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

La “tenencia” de un SIF no adaptados al RRSIF y, por tanto, no certificados al respecto, debe considerarse relacionada con una tenencia en orden a la funcionalidad de facturación. Si se usa la base de datos del programa no adaptado al RRSIF exclusivamente para guardar (y, en su caso, consultar) las facturas históricas, pero NO se puede facturar con dicho programa, podría no vulnerarse la normativa. La Agencia Tributaria determinar en su web unas consideraciones a tener en cuenta. La recomendación de la AEAT es exportar los registros del programa de facturación utilizado en 2026 y desinstalarlo.

 

Una sociedad que opte por utilizar el sistema informático Verifactu dentro del periodo de pruebas ¿es obligatoria la permanencia en dicho sistema hasta que finalice el año natural?

No. La AEAT explica en su web que tras el aplazamiento en un año (2027) del cumplimiento de Verifactu, el periodo anterior a la entrada en vigor del RRSIF es un periodo de pruebas. Es decir: hasta el 31/12/2026 para entidades sujetas al Impuesto de Sociedades y el 30/06/2027, para autónomos y resto de sujetos obligados.

 

¿Es lo mismo Verifactu que factura electrónica?

La obligación de usar factura electrónica en operaciones entre empresas (B2B) está establecida en la Ley Crea y Crece y depende de un reglamento aún pendiente de aprobación. Una vez se apruebe habrá un periodo de transición, que en principio está establecido con los siguientes plazos: 1 año para las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año; 2 años para las sociedades y los profesionales con una facturación anual inferior a los 8 millones. Ademas, los autónomos tendrán un año adicional para tener la obligación de comunicar los pagos.

Esto es distinto a Verifactu que cuenta con su propio reglamento aprobado (RD 1007/2023). En este caso, todas las empresas y profesionales deberán adaptarse obligatoriamente a un sistema de facturación que cumpla con los nuevos requisitos exigidos, eligiendo entre las dos modalidades previstas: Verifactu o No Verifactu.

 

¿Si la empresa no emite muchas facturas, también tiene que cumplir Verifactu?

Sí, no hay excepciones por volumen de facturación. Todas las empresas que emitan facturas con un sistema informático de facturación (SIF) deberán cumplir independientemente de que facturen poco. Además, si una empresa o profesional emite algunas facturas electrónicamente y el resto a mano, tendrá que pasar a emitir todas sus facturas de forma electrónica, mediante un sistema adaptado a la normativa.

Para empresas con bajo volumen de facturas al mes, la Agencia Tributaria ha desarrollado una aplicación gratuita de facturación en modalidad Verifactu.

 

Soy un autónomo en régimen de módulos o recargo de equivalencia, ¿tengo que adaptarme a Verifactu?

Los autónomos en regímenes especiales como “módulos” (estimación objetiva) o recargo de equivalencia no están obligados a facturar, por lo que no se ven afectados por Verifactu.

Sin embargo, en el momento en que deban emitir una factura, tienen dos opciones:

• Hacerlo con un talonario, de forma manual. De este modo, seguirían exentos de aplicar Verifactu.
• Hacerlo a través de un un Sistema Informático de Facturación, en cuyo caso este sí deberá estar adaptado a Verifactu. Pueden usar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, desarrollado para empresas y profesionales con un volumen bajo de facturas.

 

Las personas físicas cuya actividad está exenta de IVA, por ejemplo, una odontóloga, ¿tienen que adaptarse a Verifactu?

SÍ, desde el momento en que realiza una factura con un Sistema Informático de Facturación.

En todas las operaciones exentas de IVA (art. 20 LIVA) en las que existe obligación de facturar se debe facturar sin IVA a todos los clientes que sean empresas o profesionales y a los particulares solo cuando soliciten factura.

Cuando el número de facturas al mes es reducido, pueden utilizar la aplicación gratuita de facturación que ha desarrollado la AEAT.

 

En el caso de TPV, ¿es obligatoria la adaptación a Verifactu?

Sí, siempre que se utilicen como un sistema de facturación o estén conectados a uno desde donde se emita la factura deberán estar adaptados al software homologado. En el caso de que el TPV sea únicamente un medio de pago auxiliar, no será necesario que esté adaptado a Verifactu.

 

¿Los profesionales o empresas de poca facturación pueden seguir empleando sistemas manuales?

Sí, se podrán emitir facturas de forma manual siempre que para su expedición no se utiliza ningún sistema informático de facturación y siempre que el 100% de las que se emitan se realicen de forma manual. Según la Agencia Tributaria las facturas manuales se limitan a “talonarios o escribiendo o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina”. En este caso, no les afectaría el reglamento Verifactu.

Para facilitar la digitalización de estos profesionales y su transición a la factura electrónica, la AEAT pondrá a disposición en su Sede Electrónica un aplicativo gratuito de facturación en modalidad Verifactu.

 

¿Cómo es la aplicación básica de facturación que ofrece gratuitamente la Agencia Tributaria?

Se trata de un formulario online de tipo Verifactu que permite introducir los datos de la factura, obtener un documento imprimible en papel con su QR incorporado, y al mismo tiempo conserva automáticamente el registro de facturación en la AEAT. Eso sí, presenta algunas limitaciones: solo admite facturas completas (no simplificadas) y no permite incluir múltiples destinatarios en una misma factura.

 

¿Cómo saber si un ERP o software cumple con Verifactu?

La Agencia Tributaria no homologa ni publica un listado oficial de programas autorizados. Son los fabricantes de software quienes deben garantizar el cumplimiento de la normativa mediante una “declaración responsable”, que debe estar visible en el propio sistema y en cada una de sus versiones. Esta declaración identifica el software, su versión y al fabricante, y acredita que cumple con todos los requisitos técnicos y legales del Reglamento Verifactu (RD 1007/2023).

La empresa es la que debe comprobar que su software está adaptado a Verifactu revisando que dicha declaración responsable esté incorporada en el ERP o programa de facturación.

 

¿Es obligatorio enviar las facturas en tiempo real?

No siempre. El envío inmediato solo es obligatorio si la empresa elige la modalidad Verifactu.

• Modalidad Verifactu. En este caso, los registros de facturación se envían automáticamente a la AEAT en el mismo momento en que se generan. Es lo que se conoce como envío inmediato o en tiempo real. Las facturas emitidas bajo esta modalidad son “facturas verificables”, ya que el cliente puede comprobar su validez fiscal escaneando el código QR e incluso consultarlas en la Sede Electrónica de la AEAT.

• Modalidad No Verifactu. Aquí los registros no se remiten a la AEAT salvo que esta lo requiera. El software debe conservarlos con garantías de seguridad (firma electrónica y registro de eventos). La AEAT podrá requerirlos en cualquier momento, y el software debe permitir su envío posterior de manera simplificada y automatizada.

 

¿Puedo cambiar de modalidad Verifactu a No Verifactu?

El reglamento establece dos modalidades: verificable o Verifactu y no verificable o No Verifactu. En aquellos softwares que permitan ambas, la entidad o profesional deberá elegir cuál quiere utilizar.

A partir del 1/1/2027 o 1/7/2027, según aplique, si los obligados optan por comenzar a expedir facturas y remitir registros de facturación (RF) con un SIF Verifactu debe permanecer, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación. Por el contrario, sí podrás adherirte a la modalidad Verifactu (verificable) en cualquier momento del año. Una vez adherido a la modalidad Verifactu, deberás permanecer en ella, como mínimo, hasta el fin del año natural.

 

¿Qué ocurre si la empresa no tiene buena conexión a internet o si se cae el sistema de la AEAT?

Para cumplir con Verifactu, el software de facturación debe estar preparado para funcionar en modo offline. Esto significa que, en caso de no disponer de conexión estable o si el sistema de la AEAT está inactivo, el programa debe poder almacenar temporalmente los registros de facturación y enviarlos automáticamente en cuanto se restablezca la conexión (siempre que se configure en modalidad Verifactu).

De esta forma, la empresa puede seguir emitiendo facturas sin interrupciones. En situaciones en las que el problema provenga de la propia AEAT, la normativa prevé que existan procedimientos de contingencia. Aún no están completamente detallados en la información oficial.

En resumen: el software debe garantizar la sincronización diferida para que la falta de conexión no impida el cumplimiento de la obligación de enviar los registros a Hacienda.

 

¿Qué registros o facturas deben enviarse a la AEAT: todas, las recibidas o las emitidas?

Con Verifactu solo se remiten los registros de facturación de las facturas emitidas. Cada vez que se emite una factura (completa o simplificada), el sistema debe generar su registro correspondiente.

• En la modalidad Verifactu, este registro se envía automáticamente a la Sede electrónica de la AEAT.
• En la modalidad No Verifactu, los registros no se envían, pero deben conservarse con garantías de seguridad y estar preparados para su remisión cuando Hacienda lo requiera.

 

¿Quién es responsable si falla el software: la empresa o el proveedor?

Si la empresa utiliza un software de facturación que cuenta con la declaración responsable del fabricante, la responsabilidad por un mal funcionamiento corresponde al proveedor del software (art. 201 bis LGT).

La empresa solo es responsable de asegurarse de que emplea un sistema debidamente adaptado. Por eso, es fundamental elegir un software que cumpla con la normativa Verifactu y conservar visible la declaración responsable de su fabricante.

 

¿Word y Excel dejarán de ser válidos para emitir facturas en 2027?

Se podrá seguir utilizando un procesador de textos o una hoja de cálculo Excel únicamente para introducir (e incluso almacenar) datos de las facturas expedidas para imprimirlas. También, en el caso de Excel, para generar simples listados de facturas emitidas, sumatorios u otras reglas de cálculo.

Más allá de esto, el uso de Excel y Word para reutilizar esos datos (dentro del propio procesador, con las funcionalidades de cálculo y/o programación –macros– que estos permitan, o exportándolos / comunicándolos a otros programas o sistemas informáticos) para obtener con ellos otros productos derivados, se considerará un Sistema Informático de Facturación (SIF) y debe cumplir con el reglamento Verifactu.

 

¿Qué pasa con los presupuestos, las facturas simplificadas y los tickets?

Un presupuesto es una oferta previa que hace la empresa a un cliente y no tiene efectos fiscales.

Las facturas simplificadas (que sustituyen a los antiguos “tickets” con validez fiscal) deben cumplir igualmente con los requisitos de Verifactu: deben generarse mediante un software certificado, con su correspondiente registro de facturación, código QR y, en su caso, la leyenda de “factura verificable”.

En cambio, los simples documentos de venta sin validez de factura (los que la normativa no obliga a emitir como factura) quedan fuera del ámbito del Reglamento y podrán seguir entregándose como hasta ahora, pero no sustituyen a una factura cuando esta sea obligatoria.

Estos documentos de venta sin validez de factura son, por ejemplo, justificante de un cobro/entrega.