En CE Consulting llevamos meses analizando a fondo la normativa Verifactu para ayudar a empresas, entidades no lucrativas y profesionales a entender cómo les afecta. Sabemos de primera mano que este reglamento genera muchas dudas: quién debe aplicarlo, qué ocurre si se emiten pocas facturas, o cómo asegurarse de adaptarse correctamente. En este artículo encontrarás la respuesta a las preguntas frecuentes sobre Verifactu que recibimos, para que puedas hacer la transición con claridad y sin sobresaltos.
Sigue leyendo y resuelve todas tus dudas antes de que la normativa entre en vigor.
¿Es lo mismo Verifactu que factura electrónica?
La obligación de usar factura electrónica en operaciones entre empresas (B2B) está establecida en la Ley Crea y Crece y depende de un reglamento aún pendiente de aprobación. Una vez se apruebe habrá un periodo de transición, que en principio está establecido con los siguientes plazos: 1 año para las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año; 2 años para las sociedades y los profesionales con una facturación anual inferior a los 8 millones. Ademas, los autónomos tendrán un año adicional para tener la obligación de comunicar los pagos.
Esto es distinto a Verifactu, que cuenta con su propio reglamento aprobado (RD 1007/2023). En este caso, todas las empresas y profesionales deberán adaptarse obligatoriamente a un sistema de facturación que cumpla con los nuevos requisitos exigidos, eligiendo entre las dos modalidades previstas: Verifactu o No Verifactu.
¿Si la empresa no emite muchas facturas, también tiene que cumplir Verifactu?
Sí, no hay excepciones por volumen de facturación. Todas las empresas que emitan facturas con un sistema informático de facturación (SIF) deberán cumplir independientemente de que facturen poco. Además, si una empresa o profesional emite algunas facturas electrónicamente y el resto a mano, tendrá que pasar a emitir todas sus facturas de forma electrónica, mediante un sistema adaptado a la normativa.
¿Los profesionales o empresas de poca facturación pueden seguir empleando sistemas manuales?
Sí, se podrán emitir facturas de forma manual siempre que para su expedición no se utiliza ningún sistema informático de facturación y siempre que el 100% de las que se emitan se realicen de forma manual. Según la Agencia Tributaria las facturas manuales se limitan a “talonarios o escribiendo o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina”. En este caso, no les afectaría el reglamento Verifactu.
Para facilitar la digitalización de estos profesionales y su transición a la factura electrónica, la AEAT pondrá a disposición en su Sede Electrónica un aplicativo gratuito de facturación en modalidad Verifactu.
¿Cómo es la aplicación básica de facturación que ofrece gratuitamente la Agencia Tributaria?
Se trata de un formulario online de tipo Verifactu que permite introducir los datos de la factura, obtener un documento imprimible en papel con su QR incorporado, y al mismo tiempo conserva automáticamente el registro de facturación en la AEAT. Eso sí, presenta algunas limitaciones: solo admite facturas completas (no simplificadas) y no permite incluir múltiples destinatarios en una misma factura.
¿Cómo saber si un ERP o software cumple con Verifactu?
La Agencia Tributaria no homologa ni publica un listado oficial de programas autorizados. Son los fabricantes de software quienes deben garantizar el cumplimiento de la normativa mediante una “declaración responsable”, que debe estar visible en el propio sistema y en cada una de sus versiones. Esta declaración identifica el software, su versión y al fabricante, y acredita que cumple con todos los requisitos técnicos y legales del Reglamento Verifactu (RD 1007/2023).
La empresa es la que debe comprobar que su software está adaptado a Verifactu revisando que dicha declaración responsable esté incorporada en el ERP o programa de facturación.
¿Es obligatorio enviar las facturas en tiempo real?
No siempre. El envío inmediato solo es obligatorio si la empresa elige la modalidad Verifactu.
- Modalidad Verifactu. En este caso, los registros de facturación se envían automáticamente a la AEAT en el mismo momento en que se generan. Es lo que se conoce como envío inmediato o en tiempo real. Las facturas emitidas bajo esta modalidad son “facturas verificables”, ya que el cliente puede comprobar su validez fiscal escaneando el código QR e incluso consultarlas en la Sede Electrónica de la AEAT.
- Modalidad No Verifactu. Aquí los registros no se remiten a la AEAT salvo que esta lo requiera. El software debe conservarlos con garantías de seguridad (firma electrónica y registro de eventos). La AEAT podrá requerirlos en cualquier momento, y el software debe permitir su envío posterior de manera simplificada y automatizada.
¿Qué ocurre si la empresa no tiene buena conexión a internet o si se cae el sistema de la AEAT?
Para cumplir con Verifactu, el software de facturación debe estar preparado para funcionar en modo offline. Esto significa que, en caso de no disponer de conexión estable o si el sistema de la AEAT está inactivo, el programa debe poder almacenar temporalmente los registros de facturación y enviarlos automáticamente en cuanto se restablezca la conexión (siempre que se configure en modalidad Verifactu).
De esta forma, la empresa puede seguir emitiendo facturas sin interrupciones. En situaciones en las que el problema provenga de la propia AEAT, la normativa prevé que existan procedimientos de contingencia. Aún no están completamente detallados en la información oficial.
En resumen: el software debe garantizar la sincronización diferida para que la falta de conexión no impida el cumplimiento de la obligación de enviar los registros a Hacienda.
¿Qué registros o facturas deben enviarse a la AEAT: todas, las recibidas o las emitidas?
Con Verifactu solo se remiten los registros de facturación de las facturas emitidas. Cada vez que se emite una factura (completa o simplificada), el sistema debe generar su registro correspondiente.
- En la modalidad Verifactu, este registro se envía automáticamente a la Sede electrónica de la AEAT.
- En la modalidad No Verifactu, los registros no se envían, pero deben conservarse con garantías de seguridad y estar preparados para su remisión cuando Hacienda lo requiera.
¿Quién es responsable si falla el software: la empresa o el proveedor?
Si la empresa utiliza un software de facturación que cuenta con la declaración responsable del fabricante, la responsabilidad por un mal funcionamiento corresponde al proveedor del software (art. 201 bis LGT).
La empresa solo es responsable de asegurarse de que emplea un sistema debidamente adaptado. Por eso, es fundamental elegir un software que cumpla con la normativa Verifactu y conservar visible la declaración responsable de su fabricante.
¿Word y Excel dejarán de ser válidos para emitir facturas en 2026?
Sí, dejan de ser válidos cuando se usan como programa de facturación ya que no garantizan las especificaciones técnicas de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Se consideran un sistema de facturación si procesan directamente la información para generar libros de IVA, IRPF, contabilidad u otros resultados fiscales.
Únicamente podrán usarse como apoyo. Por ejemplo: para introducir datos, elaborar facturas que luego se imprimen, conservar la información, preparar presupuestos o listados simples.
Por tanto, la empresa puede seguir usando Word o Excel como herramientas auxiliares, pero la emisión final de facturas deberá hacerse siempre con un software adaptado. En el caso de pequeños negocios, podrán hacerlo a través del aplicativo gratuito de la AEAT.
¿Qué pasa con los presupuestos, las facturas simplificadas y los tickets?
Un presupuesto es una oferta previa que hace la empresa a un cliente y no tiene efectos fiscales.
Las facturas simplificadas (que sustituyen a los antiguos “tickets” con validez fiscal) deben cumplir igualmente con los requisitos de Verifactu: deben generarse mediante un software certificado, con su correspondiente registro de facturación, código QR y, en su caso, la leyenda de “factura verificable”.
En cambio, los simples documentos de venta sin validez de factura (los que la normativa no obliga a emitir como factura) quedan fuera del ámbito del Reglamento y podrán seguir entregándose como hasta ahora, pero no sustituyen a una factura cuando esta sea obligatoria.
Estos documentos de venta sin validez de factura son, por ejemplo, justificante de un cobro/entrega.
