Verifactu no es solo una mejora tecnológica en la facturación, sino una obligación legal que garantiza la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Su origen se encuentra en la Ley Antifraude 11/2021, y el RD 1007/2023, que desarrolla dicha ley, establece un calendario escalonado para su implementación entre julio de 2025 y julio 2026. En ellos, se regulan también las consecuencias y sanciones por no cumplir con Verifactu. En este artículo te explico cuáles son los escenarios de incumplimiento, tanto deliberado como por un error, las consecuencias y sanciones por no cumplir con Verifactu según cada caso y otros riesgos adicionales que es necesario tener en cuenta.
Escenarios de incumplimiento de Verifactu
A la hora de incumplir con Verifactu, y por tanto, sancionar esa falta, se distingue entre el error y un incumplimiento deliberado. Para los primeros, como, por ejemplo, la omisión de datos en una factura las sanciones varían según el art.201 LGT. En el caso de incumplimiento deliberado, por ejemplo, la expedición de facturas con datos falsos o uso de software de doble uso, las sanciones pueden alcanzar el 75% del importe de las operaciones cuando se considera una infracciones graves de facturación.
Los escenarios de incumplimiento por error son:
- Fallos del software.
- Problemas de conectividad.
- No llevar correctamente los registros de facturación.
- Incurrir en errores de numeración, conservación o emisión de facturas.
- Retraso en el envío.
Los escenarios de incumplimiento deliberado incluyen:
- No implementar un sistema de facturación adaptado a la normativa Verifactu.
- No enviar registros a la AEAT en modalidad Verifactu o cuando sean requeridos por Hacienda.
- Manipulación o alteración de datos.
Incumplimiento voluntario vs. errores técnicos en Verifactu
Legalmente, la sanción puede imponerse tanto si el incumplimiento fue intencionado como si se debió a un descuido.
La ley no exige probar una intención dolosa para multar: el uso de un sistema no adaptado o inseguro se sanciona per se porque “brinda la oportunidad de fraude” aunque no se haya materializado ningún fraude.
No obstante, en la práctica un error técnico subsanado de buena fe (p. ej., un fallo temporal en el envío automático de facturas que la empresa corrige en cuanto lo detecta) resulta más justificable ante Hacienda que el uso continuado de un software que no cumple con los requisitos exigidos por la ley.
¿Quién es responsable del incumplimiento de Verifactu: la empresa o el fabricante de software?
La responsabilidad puede recaer tanto en la empresa como en el fabricante o comercializador del software, dependiendo de la naturaleza del incumplimiento.
Responsabilidad del fabricante
Los desarrolladores de software deben facilitar a la empresa usuaria una declaración responsable que garantice que su programa cumple con todos los requisitos de la ley. Si el software falla por defectos del fabricante, la responsabilidad recae sobre este.
Responsabilidad de la empresa
La empresa es responsable de verificar que el software que utiliza cumple los requisitos establecidos en la ley y también de utilizarlo correctamente.
¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con Verifactu?
Sanciones para usuarios (empresas y autónomos)
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones claras para el uso de software que no cumple con los requisitos establecidos por la norma:
- Multa de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal por tenencia o uso de software que no cumple con lo establecido por la ley o que ha sido alterado.
- Posibilidad de acumulación de sanciones si el incumplimiento se prolonga durante varios ejercicios.
Sanciones para fabricantes y comercializadores
Las empresas que desarrollan o comercializan software de facturación enfrentan sanciones más severas:
- 150.000 euros fijos por ejercicio y tipo de software si comercializan programas que no se ajustan a los requisitos de la ley.
- 1.000 euros por cada sistema comercializado sin cumplir con las obligaciones.
Otros incumplimientos sancionables
La normativa contempla sanciones adicionales por:
- No conservar registros de facturación durante el período legal.
- Usar versiones obsoletas del software que no cumplen la normativa.
Incumplimiento | Sanción económica | Responsable | ¿Acumulable? |
No adaptar el sistema a Verifactu | 150.000 € ejercicio y tipo de sistema | Fabricante | Sí, por cada tipo |
Tenencia de software que no se ajuste a la ley | 50.000 € ejercicio | Empresa | Sí |
Falta de declaración responsable en sistema comercializado | 1.000 € por sistema | Fabricante | Sí |
Expedición de facturas con datos falsos | 75% del importe de las operaciones | Empresa | Sí |
Errores formales en facturación | 1% del importe de las operaciones | Empresa | Sí |
No expedición o conservación de facturas | 2% del importe o 300 € operación | Empresa | Sí |
Riesgos adicionales de no cumplir con Verifactu
Más allá de las multas directas, no cumplir Verifactu trae consigo otros riesgos y perjuicios importantes para una pyme o autónomo. El coste del incumplimiento no solo se mide en euros de sanción, sino en daños a la confianza, la operativa y la imagen de la empresa:
Pérdida de confianza de clientes al no poder validar facturas
Las facturas emitidas fuera del sistema Verifactu no quedan automáticamente invalidadas, pero estas pueden no ser aceptadas a efectos fiscales si no se acredita integridad y autenticidad. Esto genera varios problemas:
- Rechazo de facturas por parte de clientes, especialmente organismos públicos.
- Impacto negativo en la tesorería debido a retrasos en los cobros.
- Pérdida de competitividad frente a empresas que sí cumplen con la normativa.
Los clientes y proveedores prefieren trabajar con empresas cumplidoras que garanticen la validez de sus documentos fiscales.
Dificultades en inspecciones y revisiones de la AEAT
El uso de programas no adaptados a Verifactu pueden acarrear graves consecuencias fiscales durante las inspecciones. Así, en el caso de una auditoría:
- Hacienda puede invalidar facturas emitidas sin los controles necesarios.
- Afectación a la deducción de gastos y el IVA soportado.
- Mayor probabilidad de ser auditado por no cumplir con lo establecido en la normativa.
- Carga administrativa y económica adicional derivada del proceso de inspección.
Las empresas deben estar preparadas para generar copias legibles en un plazo máximo de 72 horas en caso de requerimiento de la AEAT.
Riesgo reputacional por incumplir normativa fiscal
El incumplimiento de normativas fiscales genera un riesgo reputacional porque envía un mensaje negativo a los grupos de interés sobre el compromiso de la empresa con sus obligaciones legales. Las consecuencias reputacionales incluyen:
- Pérdida de confianza por parte de clientes, proveedores e inversores.
- Afectación a la imagen corporativa que trasciende las consecuencias legales.
- Dificultades para participar en licitaciones públicas, especialmente si se publican listas de empresas incumplidoras.
- Impacto en la competitividad y sostenibilidad del negocio a largo plazo.
En definitiva, más allá de evitar sanciones, adaptarse correctamente a la normativa significa proteger la empresa, reforzar la confianza de los clientes y demostrar un compromiso firme con la legalidad y la buena gestión.