Diferencias entre sucursal y filial en España: ventajas, obligaciones y figuras alternativas

Las diferencias entre sucursal y filial son clave para cualquier empresa internacional que quiera implantarse en España. Antes de decidir cómo entrar en el mercado español, conviene entender qué implica cada figura, sus ventajas y obligaciones, así como conocer alternativas como la oficina de representación o el establecimiento permanente. En este artículo, desde CE Consulting explicamos a las empresas de Latinoamérica, Estados Unidos y otros mercados internacionales que quieren acceder al mercado europeo desde España cómo hacerlo.

Qué es una filial y cuáles son las diferencias entre sucursal y filial

Una filial es una sociedad mercantil española, normalmente una Sociedad Limitada (S.L.), pudiendo ser también una Sociedad Anónima (S.A.), cuyo socio mayoritario o único es la empresa matriz extranjera.

Una filial en España es una sociedad con personalidad jurídica propia, independiente de la empresa matriz extranjera. Esto le otorga plena autonomía operativa y patrimonial, independiente a la de su matriz.

Para su constitución, es necesaria la otorgación de escritura pública y la inscripción en el Registro Mercantil, formalidades que le confieren validez legal. La empresa matriz deberá obtener un NIE (Número de Identificación de Extranjero) para poder figurar como socio en el capital social.

Al igual que cualquier sociedad española, la filial debe cumplir con todas las obligaciones contables y fiscales. Y estas son: llevar la contabilidad según el Plan General Contable y presentar y depositar las cuentas anuales. Además, declarar periódicamente el IVA, el Impuesto sobre Sociedades y las retenciones que correspondan.

La responsabilidad jurídica se limita a la propia sociedad. Esto significa que el patrimonio de la matriz no queda afectado directamente por las deudas u obligaciones de la filial.

En términos de plazos, el proceso de constitución es relativamente ágil. En condiciones normales, la sociedad puede estar plenamente operativa en un periodo aproximado de uno a dos meses. Esto dependiendo de la complejidad de la documentación a obtener de la sociedad matriz y la coordinación de los trámites notariales y registrales.

La entidad filial en España, al igual que cualquier otra entidad mercantil constituida en España, deberá de contar con un representante legal. Este podrá ser su entidad matriz, quien deberá de contar con un representante persona física que la represente. O bien un tercero designado para el ejercicio de dicho cargo. Si el representante designado es una persona no residente, deberá de designarse un representante con facultades de representación ante la administración pública, que deberá de ser una persona residente.

Ventajas de una filial para empresas internacionales

• Control total de la actividad en España. Desarrollar.  Al actuar la filial como una entidad autónoma es capaz de gestionar operaciones, contratar personal o abrir cuentas bancarias. También establecer políticas comerciales y adaptar la estrategia al contexto local sin depender de autorizaciones diarias de la matriz. Esta autonomía permite responder con agilidad a cambios en la demanda, normativas o competencia.
• Mejor imagen ante clientes y proveedores locales. Muchas empresas y organismos en España prefieren o exigen trabajar con compañías registradas en el país. Principalmente porque genera confianza, proyecta compromiso a largo plazo y facilita el establecimiento de relaciones comerciales sólidas. Esto es especialmente valioso en sectores donde la cercanía y la fiabilidad son factores determinantes para cerrar acuerdos.
• Acceso a licitaciones y contratos que requieren empresa española. La filial brinda acceso a licitaciones públicas y contratos que, por normativa, solo pueden adjudicarse a empresas establecidas legalmente en España. Este punto resulta crítico para multinacionales que buscan trabajar con administraciones públicas o grandes corporaciones. Esta figura les permite competir en igualdad de condiciones con empresas locales y optar a proyectos de alto valor estratégico y económico.

¿Cuáles son los requisitos de una sucursal y sus diferencias a una filial?

Una sucursal en España se caracteriza por ser un establecimiento secundario de la empresa matriz extranjera. Y esta debe estar inscrita en el Registro Mercantil bajo la condición de sucursal de entidad extranjera.

La sucursal comparte idéntico objeto social con la sociedad principal y cuenta con un representante permanente en España. Este se encarga de la gestión y la representación legal ante clientes, proveedores y administraciones.

Desde el punto de vista contable y fiscal, la sucursal integra sus resultados en la contabilidad y tributación del país de origen. Las sucursales deberán de depositar en el Registro mercantil donde se encuentre registrada la sucursal sus cuentas anuales. Dicho depósito puede ser sustituido, si las cuentas anuales han sido depositadas en el registro donde se encuentre inscrita la sociedad matriz, por un certificado expedido por el registrador. En este debe hacerse contar que las cuentas han sido depositadas en el registro de la sociedad matriz.

Además, las sucursales, deben cumplir con las declaraciones fiscales derivadas de la actividad que desarrolle en territorio español. Y que son el IVA, las retenciones o el Impuesto sobre la Renta de no Residentes.

En cuanto a la responsabilidad, esta es solidaria con la matriz. Esto significa que la empresa extranjera responde directamente de las obligaciones y deudas que pueda generar la sucursal en España.

Es importante destacar que la tributación final de beneficios dependerá de la legislación del país de origen y de los convenios para evitar doble imposición.

Ventajas de una sucursal para empresas internacionales

Para las empresas internacionales, la sucursal presenta varias ventajas estratégicas frente a otras formas de implantación.

• Menor carga administrativa que una filial. Esto es así porque no requiere llevar una contabilidad independiente completa en España, lo que simplifica la gestión y reduce costes operativos.

• Mantiene la marca y la estructura de la empresa de origen. Esto ayuda a reforzar la coherencia corporativa y a evitar duplicidades en organigramas o políticas internas.
• Adecuada para operaciones centralizadas en el país matriz. Esta característica la convierte en una figura especialmente adecuada para operaciones centralizadas en el país matriz. Y desde el cual se toman decisiones, se define la estrategia comercial y la gestión financiera.

¿Qué es una oficina de representación en España y para qué sirve?

La oficina de representación es la forma más sencilla y económica de establecer una presencia legal en España sin desarrollar actividad económica directa.

Su función principal es promocional, comercial o de enlace entre la matriz y el mercado español. Sirve como punto de contacto, gestión de relaciones o soporte a operaciones internacionales.

A diferencia de la filial o la sucursal, no puede emitir facturas ni generar ingresos propios. Sus gastos se imputan directamente en la contabilidad de la matriz.

Su constitución no requiere inscripción en el Registro Mercantil, aunque sí es necesario cumplir con ciertos trámites censales ante la Agencia Tributaria. Y, en caso de contratar personal, con todas las obligaciones laborales y de Seguridad Social vigentes.

Esta figura es idónea para empresas que desean explorar el mercado, realizar estudios previos o representar institucionalmente a la matriz, antes de asumir inversiones y obligaciones complejas.

Ventajas para empresas internacionales

• Coste y gestión administrativa muy reducidos.
• Permite una primera implantación en España sin compromisos fiscales significativos.
• Flexibilidad para evolucionar a sucursal o filial si la actividad crece.

¿Qué es un establecimiento permanente (EP) en España?

El establecimiento permanente es la presencia física de una empresa extranjera que realiza actividades económicas de forma habitual en España sin constituir una sociedad local. Puede adoptar la forma de oficina, taller, almacén, fábrica o cualquier instalación fija desde la que se lleven a cabo operaciones.

A diferencia de la oficina de representación, el EP sí desarrolla actividad económica. Por tanto, está sujeto a tributación en España por los beneficios que genere.

El EP no requiere inscripción en el Registro Mercantil, pero sí necesita NIF, cumplimiento de obligaciones fiscales. Y, en su caso, registro como centro de trabajo ante la Seguridad Social. El EP no tiene personalidad jurídica independiente: la responsabilidad legal y financiera recae directamente sobre la empresa extranjera.

Ventajas para empresas internacionales:

• Posibilidad de operar en España sin constituir una sociedad local.
• Menos trámites iniciales que una filial o sucursal.
• Adecuado para actividades temporales o proyectos concretos.

Cómo elegir la figura adecuada para una implantación en España

La elección entre filial, sucursal, oficina de representación o establecimiento permanente es una decisión estratégica. Debe alinearse con los objetivos de la empresa y el plan de expansión en España. No existe una fórmula única: el modelo ideal dependerá de varios factores que conviene analizar en detalle antes de dar el paso.

En primer lugar, hay que valorar el volumen y tipo de actividad que se va a desarrollar. No es lo mismo una presencia meramente comercial que un proyecto con operaciones de producción, prestación de servicios o contratación intensiva de personal.

También influye la necesidad de facturar localmente. Si la estrategia implica emitir facturas desde España, será necesario optar por figuras que lo permitan. En estos casos serán la filial o la sucursal. Se dejaría fuera la opción de oficina de representación.

Otro aspecto clave es el grado de autonomía operativa que se busca frente a la matriz. Si se quiere tomar decisiones de forma independiente y adaptarse al mercado local con rapidez, la filial es la vía más adecuada. Si el objetivo es centralizar la gestión y el control financiero en la sede principal, la sucursal suele ser más conveniente.

Las obligaciones fiscales y contables que la empresa esté dispuesta a asumir también marcan la diferencia. La filial exige llevar contabilidad completa en España y presentar cuentas anuales, mientras que la sucursal y el EP tienen obligaciones más limitadas. Por su parte, la oficina de representación prácticamente carece de ellas.

Por último, hay que tener en cuenta los plazos de puesta en marcha. Las figuras societarias, como la filial y la sucursal, suelen requerir entre uno y dos meses para estar plenamente operativas. Esto depende de la complejidad de la documentación y los trámites.

¿Qué figura jurídica elegir para abrir una empresa en España?

• Filial. Es la opción más sólida para empresas que quieren establecerse con plena autonomía en España. Permite facturar localmente, contratar personal directamente y proyectar una imagen de empresa local ante clientes, proveedores y organismos públicos. Es la alternativa más habitual para proyectos a largo plazo que buscan crecer en el mercado español y europeo.
• Sucursal. Adecuada para compañías que prefieren centralizar la gestión y la toma de decisiones en el país de origen. Mantiene la marca y estructura corporativa de la matriz y consolida resultados en su contabilidad principal. Aunque puede facturar en España, tiene menos obligaciones contables que una filial, lo que reduce la carga administrativa.
• Oficina de representación. Pensada para empresas que desean explorar el mercado o actuar como enlace comercial sin realizar actividad económica directa. No puede emitir facturas ni generar ingresos en España, pero permite mantener una presencia física, promover la marca y preparar el terreno para una futura expansión con figura societaria.
• Establecimiento permanente. Útil para desarrollar actividad económica puntual o proyectos concretos en España sin crear una sociedad local. Aunque no tiene personalidad jurídica independiente, está sujeto a tributación en España por los beneficios que genere. Es una solución intermedia entre la oficina de representación y la sucursal, con menos trámites iniciales, pero obligaciones fiscales claras.

Si tu empresa está valorando entrar en España, contacta con nosotros y te ayudaremos a empezar a operar con seguridad, optimizando costes y asegurando el cumplimiento legal.