Aunque con retraso, España ya cuenta con una normativa que exige a las empresas la implementación y buena gestión de un canal de denuncias. Ha habido que espera hasta 2023 para que nuestro país realizara la trasposición de la Directiva, hecho que ocurrió en febrero de este año con la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Desde CE Consulting queremos explicarte, de forma muy sencilla, los diferentes pasos a tener en cuenta a la hora de implementar un canal de denuncias.
5 pasos para implementar un canal un canal de denuncias
Conocimiento inicial
A la hora de comenzar a implementar esta norma, es necesario, en primer lugar, nombrar a la persona responsable por parte del órgano de administración. Una vez que se tenga esto definido, se deberá hacer un estudio y análisis de la normativa, resolviendo todas las dudas que se puedan generar. Así mismo, es importante preparar un cronograma de trabajo, con las diferentes acciones a realizar y fechas obligatorias a cumplir. En esta primera etapa, será importante elegir también el tipo de gestión del canal, si a través de un externo o a nivel interno.
Análisis de los proveedores de canal de denuncias
Con todo lo anterior claro, hay que buscar proveedores que nos briden el servicio de canal de denuncia. Para ello, tendremos que generar un listado de requisitos mínimos para cumplir con los requisitos que indica la normativa.
Una vez que la empresa tiene las propuestas de los proveedores, deberá revisarlas y decidirse por aquellas que más les interese, solicitando más información o demostraciones. Finalmente, la firma debe tomar una decisión de quién le prestará ese servicio.
Implementación y gestión del canal de denuncias
Una vez que se implementa el canal de denuncias, se recomienda hacer pruebas para que, al abrirse y comunicarse a los diferentes actores (informante y responsable de la gestión del canal) la denuncia, no genere ningún error. Es el momento, por tanto, de resolver las posibles incidencias.
El responsable del canal es el responsable de su correcto funcionamiento y, además, será quien responderá de su tramitación diligente.
Comunicación
Cuando está todo bien cerrado, la empresa tiene que informar de la existencia de este canal a nivel interno y externo.
Evaluación
Finalmente, y de forma periódica, se recomienda analizar la herramienta para ver posibles fallos y testear mejoras.
Más allá de la implementación del canal de denuncias
El canal de denuncias no solo consiste en instalar un software, sino que desde CE Consulting insistimos en la necesidad de gestionarlo adecuadamente. No es suficiente con poner en marcha la herramienta porque, de lo contrario, no se estaría cumpliendo con la ley. Es por ello que, la propia empresa deberá nombrar siempre a un responsable del canal, quien puede gestionar la tramitación de las denuncias. Esta gestión también se puede externalizar con un tercero especializado.
Además, como se ha mencionado anteriormente, la compañía debe definir los protocolos y procesos de la gestión de las denuncias, a efectos de consideración, análisis, archivo y reporte.
Por qué externalizar la implementación y gestión del canal con un tercero
Los beneficios fundamentales de externalizar el canal radican en la garantía de imparcialidad e independencia y la permanente actualización de normativa y legislación de los profesionales que están a cargo de ofrecer este servicio. Además, se garantiza la confidencialidad, protección y salvaguarda de la información tratada, con independencia del criterio del mismo, y se evitan conflictos de interés.
¿Cuáles son las ventajas de una implementación exitosa del canal de denuncias?
Aunque de primera puede resultar una gran exigencia para la empresa, implementar y gestionar correctamente un canal de denuncias trae consigo ciertos beneficios para la empresa.
A nivel reputacional
- La empresa será reconocida como firma transparente y comprometida con las buenas prácticas empresariales.
- Mejora la capacidad de detección en fase inicial de posibles crisis reputacionales y posibilidad de evitar sanciones mayores.
- Permite retener talento y clientes, acceder a nuevos socios o stakeholders y oportunidades de interés para la empresa.
En cuanto a gobernanza
- La empresa demuestra su compromiso con el cumplimiento normativo y la ética.
- Mejora la gestión y control de las denuncias recibidas, permitiendo un registro de denuncias.
- Genera más confianza de cara al exterior porque fomenta la imparcialidad e independencia del proceso.
- Promociona la cultura ética y la transparencia, a nivel interno.
A nivel social
- Ofrece protección a las posibles víctimas de conductas contrarias a la ley, minimizando posibles daños y perjuicios.
- Ofrece protección al denunciante ante posibles represalias.
- Aumenta la confianza de los trabajadores en la empresa u organización.
Desde CE Consulting podemos ayudarte a incorporar e implementar tu canal de denuncias de una forma sencilla y rápida. ¡Contáctanos!
