El 16 de febrero de 2023, el Congreso aprobó la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, por la que se transpone la Directiva 2019/1937 de la Unión Europea. Esta obliga a empresas y entidades a habilitar un canal de denuncias o canal interno de información. El objetivo es que los empleados, o cualquier tercero que colabore con ellas, pueda formular denuncias de forma anónima. También para informar a la empresa sobre comportamientos alejados de la ética o presuntamente ilegales. Debido a esta obligatoriedad, los canales de denuncia están en auge. En este artículo responderemos a las preguntas más frecuentes que suelen tener las empresas en relación a este asunto.
¿Qué es lo más importante de la norma?
Esta norma tiene como objeto proteger a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave y las comunique mediante los mecanismos regulados en la misma. Además, la ley exige que haya un directivo responsable del sistema de gestión y establece que la responsabilidad legal recae sobre el órgano de gobierno.
¿Qué es un canal de denuncias interno o canal de información?
Un canal de denuncias interno, o canal de información, consiste en un sistema de alertas. Este avisa a la unidad responsable de cumplimiento normativo sobre presuntas malas prácticas en la gestión de una empresa u organización. El objetivo es identificar dichas presuntas malas prácticas que puedan suponer un riesgo para la corporación y poder así combatirlas. En dicho canal, los denunciantes transmiten la información a través de un sistema seguro que debe evitar filtraciones que dañen la reputación de la empresa.
La prioridad de estos canales es proteger a las personas que denuncian, en especial, a las que trabajan en la organización o están relacionadas con esta. La herramienta tiene que permitir realizar el aviso de forma completamente confidencial y, en su caso, anónima, si el informante (denunciante) así lo desea. Para Luis Rodríguez, director de Compliance de CE Consulting, el canal busca agilizar la comunicación e implicación de las contrapartes o grupos de interés con que se relacionan las organizaciones para luchar contra indicios de corrupciones e irregularidades de toda índole con foco en las que puedan implicar responsabilidad penal”.
Algunas de las situaciones que se podrían denunciar por esta vía son:
- posibles conductas y comportamientos considerados ilegales con el desempeño del trabajo,
- presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa,
- situaciones de discriminación o abuso sexual,
- prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc.
Requisitos mínimos del canal de denuncias o de información
Además de ser eficaces, seguros y de garantizar la transparencia en su funcionamiento, todo canal de comunicación debe cumplir con cinco requisitos fundamentales:
- Asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
- Contar con una persona responsable de la gestión del mismo.
- Enviar el acuse de recibo al informante (denunciante) en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
- Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia. Esto salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. En este caso, podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
- Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa. No solo los trabajadores internos tienen derecho a denunciar. El canal debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por cualquier contraparte interesada para la empresa. La recomendación es ampliarse esta cobertura una vez que se han consolidado y verificado el adecuado funcionamiento de los cuatro puntos anteriores.
El canal de denuncias debe además obedecer unos plazos y calendarios en base a las posibles informaciones o incidencias que se comuniquen a través de los canales.
¿Qué no debe ser un canal de denuncias interno o información?
Hasta la fecha existía la falsa creencia que un canal de denuncias consistía en disponer de una cuenta de correo asignada para tal asunto y un despacho jurídico para su gestión.
Según Rodríguez “un canal de denuncias adecuado debe contar con protocolos tecnológicos que garanticen la accesibilidad sólo a las personas autorizadas para su gestión, accesos protegidos con claves y contraseñas, tecnología de seguridad que garantice la protección e integridad de la información en él contenida. Además, debe contener un sistema de trazabilidad que permita garantizar los plazos y protecciones que hemos mencionado”.
¿Quién debe tener un canal de denuncias?
- Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores.
- Las empresas y organismos públicos con más 250 empleados y entes locales que presten servicio a + de 10.000 ciudadanos.
- Personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente con independencia del número de trabajadores con el que cuenten. Se considerarán incluidas en el párrafo anterior las personas jurídicas que, pese a no tener su domicilio en territorio nacional, desarrollen en España actividades a través de sucursales o agentes o mediante prestación de servicios sin establecimiento permanente.
- Las empresas que tengan un plan de Compliance, independientemente de su número de trabajadores.
En el caso de un grupo de empresas, conforme al artículo 42 del Código de Comercio, la sociedad dominante aprobará una política general relativa al sistema interno de información a que se refiere el artículo 7 y la defensa del informante. Además, asegurará la aplicación de sus principios en todas las entidades que lo integran, sin perjuicio de la autonomía e independencia de cada sociedad, subgrupo o conjunto de sociedades integrantes que, en su caso, pueda establecer el respectivo sistema de gobierno corporativo o de gobernanza del grupo, y de las modificaciones o adaptaciones que resulten necesarias para el cumplimiento de la normativa aplicable en cada caso.
- Los partidos políticos, los sindicatos, las patronales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
Además, todas las entidades que integran el sector público estarán obligadas a disponer de un sistema interno de información en los términos previstos en esta ley.
Fechas a tener en cuenta en la implementación del canal de denuncias
- 13 de marzo de 2023: entra en vigor la nueva ley que obligará a empresas de + 50 empleados, y otros actores, a contar con esta herramienta.
- 13 de junio de 2023: finaliza el periodo de adaptación para grandes empresas. Se comenzará a vigilar el cumplimiento.
- 1 de diciembre de 2023: finaliza el periodo de adaptación para medianas empresas (50-249 trabajadores).
Multas y sanciones
Las empresas que no implanten el canal de denuncias, según la ley, se enfrentarán a sanciones económicas. Hay 3 tipos:
Leves, Hasta 25.000 €, por no disponer de un canal de denuncias o incumplir con sus obligaciones.
Graves, hasta 50.000 €. En caso de que limiten los derechos y garantías previstos en la ley, la vulneración de las garantías de confidencialidad y anonimato o no adoptar las medidas para garantizar el secreto de las comunicaciones
Muy graves, hasta 20 M€ o el 4% de la facturación anual de la entidad, si el canal sufriera una brecha de seguridad que exponga datos personales (se aplicará también la LOPDGRR/RGPD); o bien no contar con un sistema interno de información, la adopción de cualquier tipo de represalia contra los informantes o comunicar públicamente información a sabiendas de su falsedad.
Además de estas sanciones, si surge un problema de corrupción, y la empresa no dispone de un canal de denuncias, se le puede derivar responsabilidad penal. Esto se da cuando la empresa no toma las precauciones necesarias. Por ello, disponer del canal de denuncias es uno de los seis factores atenuantes o eximentes contemplados en el Código penal español.
Para Rafael Suñer, director del servicio de Vigilancia Normativa de CE Consulting, el canal de denuncias “supone una oportunidad fantástica de solucionar incidencias antes de que sean un asunto judicial e incluso, como un verdadero apoyo en futuras causas judiciales. Se ha convertido en el aliado perfecto de las empresas en conflictos que, en el pasado, suponían grandes quebraderos de cabeza”.
¿Quién gestiona el canal de denuncias o de información?
La propia empresa debe establecer la persona encargada de gestionar las denuncias. Puede gestionarse a través de un departamento interno o bien externalizar esta tarea a un tercero especializado.
Los beneficios fundamentales de externalizar el canal radican en la garantía de imparcialidad e independencia y la permanente actualización de normativa y legislación de los profesionales que están a cargo de ofrecer este servicio. Además, se garantiza la confidencialidad, protección y salvaguarda de la información tratada, con independencia del criterio del mismo, y se evitan conflictos de interés. Desde CE Consulting aportamos este servicio de gestión, considerando todos los factores mencionados y adaptados a la compañía y sector.
Otro aspecto relevante es la gestión preliminar de las denuncias (a efectos de consideración, análisis, archivo y reporte). Esto va a suponer un nuevo quebradero de cabeza ya que mucha gente piensa que, con tener contratado el canal, está cumpliendo con la ley. A pesar de ello, la clave está en la gestión de las denuncias comunicadas a través del canal. La gestión, unida a los procesos de investigación de las mismas, están suscitando hoy día relevantes debates entre magistrados y compañías dedicadas a servicios de forensic, sobre todo, cuando se trate de denuncias de relevancia y alto impacto.
¿Quién puede utilizar el canal?
El canal interno de información o de denuncias no debe estar disponible solo para los empleados de la organización. También debe estar disponible para terceros que tengan relación con la empresa. Por ejemplo: proveedores, administradores, socios o trabajadores autónomos que colaboren con ella.
¿Cuánto se tarda en implementar un canal de denuncia?
La implantación de un canal de denuncia no culmina con la contratación tecnológica del mismo. Debe estar integrado en el sistema de compliance y / o de buen gobierno del que disponga la empresa o su sistema de prevención de blanqueo si se trata de una empresa considerada “sujeto obligado”, según la ley 10/2010, de 28 de abril.
Además del tiempo de implementación del canal, la empresa debe desarrollar acciones paralelas: informar y dar a conocer el canal y formación para que los trabajadores y stakeholders sepan utilizarlo. Rodríguez estima de entre 6 a 9 meses la implementación.
Desde CE Consulting podemos ayudarte a incorporar e implementar tu canal de denuncias de una forma sencilla y rápida, cumpliendo con todos los requisitos establecidos por la ley. Gracias a nuestros servicios de Vigilancia Normativa y Compliance disponemos de protocolos actualizados, amplia experiencia con más de 10 años en cientos de compañías y la tecnología más adecuada, contrastada en empresas de toda Europa.
