La ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción obliga a las empresas de 50 o más trabajadores a implementar un canal de denuncias. Para ello, las empresas recurren a profesionales y softwares especializados para poder cumplir con los exigentes requisitos que establece la norma. Desde CE Consulting te explicamos cómo debe ser ese software para el canal de denuncias para que puedas tomar una decisión acertada.
¿Qué requisitos indica la ley que debe cumplir un software para el canal de denuncias?
Para que la empresa se ajuste a la normativa y no sea sancionada por la Autoridad competente, el software del canal de denuncias debe cumplir con unos requisitos mínimos. Es importante tener esto en cuenta porque existen muchos actualmente en el mercado.
- El software tiene que permitir al denunciante que pueda realizar la denuncia por escrito o verbalmente.
- Este sistema debe permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa. Esto significa que, además de los propios trabajadores de la empresa, colaboradores, clientes y cualquier stakeholders de la firma pueda interponer la denuncia.
- Otro requisito esencial es que el software asegure la autenticidad, identidad y confidencialidad de los datos del denunciante, del denunciado y los testigos. Es esencial garantizar la protección e integridad de la información.
- Por su parte, el software que se utilice tiene que almacenar, durante el tiempo que sea necesario, las nuevas investigaciones.
Otras características básicas a cumplir por el software para el canal de denuncias
- Es importante que el software garantice el acceso sólo a las personas autorizadas para la gestión del canal y seguimiento de las denuncias. Este puede ser gestionado bien por el responsable asignado por la empresa, o bien a través de un externo. Los beneficios de tener esta última opción es que se garantiza la imparcialidad e independencia y la permanente actualización de normativa y legislación de los profesionales que están a cargo de ofrecer este servicio a la empresa.
- Así mismo, el software del canal de denuncias debe facilitar el acceso solo con claves y contraseñas.
- Dado que la normativa estipula unos plazos bien marcados, el sistema tiene que permitir la trazabilidad para garantizarlos y proteger al denunciante. Esos plazos a cumplir son:
- Remitir el acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
- Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.
Una herramienta completa y bien gestionada
Aunque pudieran existir softwares para el canal de denuncias gratis, desde CE Consulting creemos que la empresa debe ser consciente de la importancia que tiene esta normativa y las sanciones que pueden ocasionarles el no contar con una herramienta eficiente y que cumpla con todos los requisitos.
Además, cualquier software de canal de denuncias debe ser fácil e intuitivo para el usuario. Y la empresa debe formar a sus trabajadores para que conozcan bien la herramienta, así como informar a colaboradores, clientes y otros stakeholders de la existencia de la misma.
Y, sobre todo, para el buen funcionamiento de un canal de denuncias, será esencial una buena gestión que permita dar seguimiento a las denuncias que lleguen.
Desde CE Consulting asesoramos a las empresas que necesiten implementar su canal de denuncias de una forma integral y rápida, cumpliendo con la normativa. ¡Contáctanos!
