A partir del 1 de septiembre de 2026, la Seguridad Social ampliará el uso obligatorio de las notificaciones electrónicas en determinados procedimientos relacionados con prestaciones. Este cambio, regulado por la Orden ISM/541/2026, supone un nuevo avance en la digitalización de las comunicaciones con la Administración.
La medida afecta directamente a las personas trabajadoras que soliciten o perciban determinadas prestaciones. Sin embargo, también tendrá un impacto en las empresas, especialmente en la gestión de bajas médicas, reincorporaciones al trabajo y procedimientos relacionados con incapacidades. Desde CE Consulting te lo contamos todo en detalle.
¿Qué notificará la seguridad social vía Sede Electrónica?
La Orden ISM/541/2026 modifica la normativa vigente para ampliar los casos en los que las personas físicas deberán recibir las notificaciones exclusivamente por medios electrónicos, a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Hasta ahora, esta obligación ya existía para algunos procedimientos relacionados con prestaciones como nacimiento y cuidado del menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural. Desde el 1 de septiembre de 2026 también se aplicará a los procedimientos relacionados con: Incapacidad temporal (IT), incapacidad permanente (IP) y lesiones permanentes no incapacitantes (LPNI).
Las resoluciones, requerimientos, citaciones y otras comunicaciones estarán disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, sustituyendo en estos casos al envío habitual por correo postal.
¿A quién afecta este cambio de las notificaciones electrónicas Seguridad Social?
La obligación de recibir las notificaciones por vía electrónica afectará a las personas físicas que:
- Soliciten o perciban una prestación por incapacidad temporal.
- Estén inmersas en un procedimiento de incapacidad permanente.
- Reciban comunicaciones relacionadas con lesiones permanentes no incapacitantes.
La Seguridad Social podrá enviar un aviso mediante SMS o correo electrónico para informar de que existe una nueva comunicación disponible. No obstante, estos mensajes tendrán únicamente carácter informativo.
La notificación oficial será la puesta a disposición en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, por lo que será responsabilidad de la persona interesada acceder a ella dentro de los plazos establecidos.
¿Qué deben hacer los trabajadores ante este cambio de notificaciones electrónicas de la Seguridad Social?
Ante este cambio, conviene que las personas afectadas revisen si disponen de un sistema de identificación electrónica válido para acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Entre los sistemas admitidos se encuentran: certificado electrónico, el documento Nacional de Identidad (DNI) electrónico y el sistema Cl@ve.
Además, es recomendable mantener actualizados los datos de contacto, como el teléfono móvil y el correo electrónico, para recibir los avisos informativos cuando exista una nueva comunicación.
Aunque estos avisos facilitan el seguimiento de los procedimientos, no sustituyen a la notificación oficial. Por ello, consultar periódicamente la Sede Electrónica será fundamental para evitar la pérdida de plazos o el desconocimiento de resoluciones que puedan afectar a una prestación o a un procedimiento administrativo.
¿Cómo afecta este cambio a las empresas?
Las notificaciones se dirigirán a la persona trabajadora y no a la empresa. Sin embargo, esta modificación puede tener consecuencias en la gestión laboral diaria.
Si una resolución no se consulta o no se comunica a tiempo, pueden producirse incidencias relacionadas con:
- Altas médicas.
- Reincorporaciones al puesto de trabajo.
- Procedimientos de incapacidad permanente.
- Modificaciones de situaciones de incapacidad temporal.
- Gestión de nóminas y cotizaciones.
- Requerimientos administrativos.
Por este motivo, será importante mantener una comunicación fluida entre empresa y trabajador cuando exista una baja médica o un procedimiento de incapacidad.
¿Cómo pueden prepararse las empresas?
Los departamentos de Recursos Humanos y administración laboral pueden adoptar algunas medidas para facilitar la adaptación a este cambio normativo.
- Informar a la plantilla. Es recomendable comunicar a las personas trabajadoras afectadas que determinadas resoluciones dejarán de recibirse por correo postal y pasarán a estar disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
- Promover el uso de medios de identificación electrónica. Disponer de certificado electrónico o del sistema Cl@ve permitirá acceder con facilidad a las notificaciones y reducir posibles incidencias.
- Revisar los procedimientos internos. Conviene establecer canales para que las personas trabajadoras comuniquen con rapidez cualquier resolución relacionada con una incapacidad temporal o permanente que pueda afectar a su situación laboral.
Asimismo, antes de gestionar una reincorporación o realizar cambios en nómina, es recomendable verificar la situación administrativa actualizada.
Impacto de este cambio en la prevención de riesgo laborales
Los servicios de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) también pueden verse afectados por esta nueva forma de notificaciones electrónicas de la Seguridad Social.
Conocer con rapidez determinadas resoluciones administrativas puede facilitar la planificación de reincorporaciones, la evaluación de la aptitud para el puesto o la adopción de medidas de adaptación cuando existan limitaciones funcionales derivadas de una enfermedad o accidente.
Una adecuada coordinación entre la persona trabajadora, la empresa y el servicio de prevención contribuirá a gestionar estas situaciones de forma más ágil.
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