El Patronato es el órgano que ejerce las funciones de gobierno en un Fundación. En este artículo, queremos centrarnos en la figura del secretario no Patrono de una fundación, que puede ser la solución a determinadas obligaciones y responsabilidades.
¿Qué es el Secretario no Patrono?
El órgano de gobierno y representación de las fundaciones es el Patronato. Dicho órgano ostenta las funciones de representación y administración de la fundación, debiendo establecer las líneas de actuación necesarias para el cumplimiento de los fines fundacionales así como administrar con diligencia los bienes y derechos que integran el patrimonio de la fundación.
Dentro de su organización, la Ley 50/2002 establece que el Patronato de la fundación deberá de nombrar un Presidente y un Secretario del Patronato, pudiendo ostentar el cargo de Secretario del Patronato una persona ajena al propio Patronato. En este supuesto estamos ante un Secretario no Patrono.
La diferencia entre un Secretario Patrono y un Secretario No Patrono es sencilla. La principal diferencia es que si el secretario es patrono, el mismo participará en las votaciones con voz y voto. Si se decide que el cargo sea ostentado por un secretario no patrono, este participa en las reuniones con voz, pero sin voto.
La figura del Secretario No patrono, permite a la fundación incorporar a su Patronato el apoyo de una persona con conocimientos especializados sin que esta tenga que asumir la condición de miembro del órgano de gobierno.
¿Es obligatorio que el Secretario sea patrono?
No. La normativa de fundaciones contempla que la figura del Secretario del Patronato pueda recaer en una persona ajena al patronato quien podrá ostentar el cargo de Secretario No Patrono.
¿Qué funciones tiene el Secretario de una Fundación?
Las funciones del Secretario del Patronato están desarrolladas en el artículo 14 del Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de fundaciones de competencia estatal.
Entre sus funciones se encuentran la gestión de las convocatorias de las reuniones del patronato por orden de su presidente; la asistencia a las reuniones del Patronato, con voz y voto o con voz y sin voto, en caso de ostentar el cargo de Secretario no patrono; la conservación y custodia de la documentación de la fundación; la redacción y conservación de las actas, así como la expedición de certificaciones de los acuerdos adoptados en las reuniones que deberán de constar con el Visto Bueno del Presidente del Patronato de la fundación.
Además de las funciones anteriormente indicadas, el secretario del Patronato podrá ostentar otras funciones, siempre que estar le sean debidamente delgadas, bien mediante su inclusión en los estatutos de la fundación o bien mediante delegación especial en acuerdo adoptado por el Patronato de la fundación.
¿El Secretario no Patrono, influye en las votaciones de los acuerdos del Patronato?
No. El Secretario No Patrono, es un figura externa al patronato de la fundación y solo tendrá voz en las decisiones del Patronato, pero no ostenta voto en dichas decisiones.
El Secretario no Patrono participa en el funcionamiento del Patronato, pero no forma parte del Patronato.
De hecho, el Consejo de Estado ha puesto de manifiesto la necesidad de mantener esta distinción en los Estatutos. Si una persona es considerada miembro del Patronato, debe tener la condición de patrono y, por tanto, voz y voto. Si se pretende que tenga voz pero no voto, debe quedar configurada como persona ajena al Patronato.
¿El Secretario no Patrono puede asesorar al Patronato?
Sí y es una de sus principales funciones y ventajas con la que cuentan las fundaciones que tiene un Secretario no Patrono dentro de su estructura, puesto que esta figura permite profesionalizar el Patronato de una fundación.
La participación del Secretario no Patrono puede aportar al Patronato conocimientos especializados en materias jurídicas, estatutarias, registrales y de gobierno de la Fundación, pudiendo advertir a los patronos así como a otros órganos de la fundación, sobre las mayorías a la hora de adoptar los acuerdos, que acuerdos requieren autorización o comunicaciones al Protectorado de fundaciones, que acuerdos deben de inscribirse, que acuerdos podrían suponer conflictos de interés, así como asesorar respecto de otras obligaciones que afectan a las fundaciones, como pueden ser las obligaciones que deben de cumplir en materia de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo en virtud de lo establecido en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo.
El Secretario puede prestar apoyo y asesoramiento al Patronato, pero la adopción de los acuerdos corresponde al órgano de gobierno.
Esta distinción es esencial para comprender correctamente la figura del Secretario No Patrono.
¿Contar con la figura de Secretario no Patrono evita o exime de las obligaciones que deben de cumplir los patronos?
No. La profesionalización de la Secretaría del Patronato no significa que los patronos puedan desentenderse de sus obligaciones puesto que el Patronato de la fundación es el órgano de gobierno y representación de la Fundación. Y, por tanto, le corresponde cumplir los fines fundacionales y administrar diligentemente su patrimonio.
Además, el artículo 17 de la Ley 50/2002 establece que los patronos deben actuar con diligencia, lealtad y buena fe, respondiendo personalmente frente a la fundación y frente a terceros por los daños y perjuicios que puedan derivarse de actos contrarios a la ley, a los estatutos o a los fines de la fundación .
Por ello, el Secretario no Patrono no sustituye al Patronato ni elimina las responsabilidades inherentes al cargo de patrono.
¿Puede ser el Secretario no Patrono un profesional externo?
Sí. Precisamente la normativa permite que el Secretario sea una persona ajena al Patronato, pudiendo la fundación optar por incorporar o contratar a un profesional externo especializado.
Esta alternativa puede resultar especialmente interesante cuando la Fundación no dispone de personal jurídico propio o cuando los patronos tienen perfiles profesionales diferentes y necesitan apoyo especializado en materia fundacional.
El profesional externo puede aportar conocimientos o asesoramiento a los miembros del Patronato de la fundación, así como al resto de estructura de esta, evitando de esta forma crear una estructura interna específica.
¿Qué ventajas aporta una Secretaría profesional del Patronato?
La principal ventaja no es simplemente que alguien redacte las actas de las reuniones del Patronato de la fundación, si no que dicha figura se convierta en un sistema de apoyo y asesoramiento constante a los miembros del patronato de la fundación, así como a otros órganos de gobierno o estructura interna de la fundación.
Además al contar con la figura de un Secretario no patrono, además del servicio de asesoramiento profesional, las reuniones estarán debidamente convocadas respetando los plazos legales y disponiendo los patronos de la documentación necesaria en tiempo y forma, y los acuerdos adoptados contarán con la redacción profesional necesaria para acreditar adecuadamente los acuerdo adoptados.
La figura profesional del Secretario previene posibles riesgos al poderse detectar a tiempo posibles problemas jurídicos o estatutarios antes de que los mismos puedan convertirse en incidencias, permitiendo esto, que el resto de patronos puedan concentrarse en sus funciones de gobierno, estrategia y supervisión, contando con apoyo especializado para las cuestiones jurídicas y formales.
¿Es necesario contar con la figura de Secretario no Patrono en una fundación?
No, puesto que no todas las fundaciones tienen las mismas necesidades.
Una fundación pequeña con una actividad limitada y un patronato muy involucrado en la gestión, es posible que no necesite dicha figura, puesto que para ciertas cuestiones de un asesoramiento más especializado puede contratar a un profesional de forma puntual y el cargo de Secretario lo puede ostentar un patrono.
Sin embargo, la profesionalización puede resultar especialmente interesante cuando la Fundación presenta una mayor complejidad, como puede ser, cuando son fundaciones de reciente creación que necesita establecer correctamente sus procedimientos de gobierno y documentación, fundaciones que tenga un patrimonio relevante y deban adoptar acuerdos de especial complejidad y control u fundaciones que realicen muchas actividades, realicen actividades en conjunto con administraciones o patronos institucionales. En dichos casos si es recomendable contar con la figura profesional de un Secretario No Patrono.
Secretario Patrono o Secretario no Patrono: ¿qué opción elegir?
Será la propia fundación a través de su patronato, la que deba adoptar la decisión sobre figura necesita.
Dicha decisión debería atender a las características concretas de la entidad, entre las que deberían de tenerse en cuenta, las siguientes:
- Secretario Patrono. Puede ser una opción adecuada cuando la Fundación tiene una estructura sencilla. El Patronato está directamente implicado en la gestión. Existe conocimiento suficiente de las obligaciones jurídicas o el volumen de actividad es reducido.
- Secretario no Patrono. Puede resultar especialmente interesante cuando se busca profesionalizar el gobierno de la fundación. El Patronato no tiene conocimientos jurídicos específicos. Existe una actividad relevante; la fundación tiene un patrimonio significativo. Existen operaciones jurídicas o patrimoniales. Hay una relación frecuente con el Protectorado; o se quiere disponer de apoyo externo especializado.
Por tanto, no se trata de decidir qué figura es mejor en abstracto si no de determinar qué modelo de Secretaría necesita cada Fundación.
¿El Secretario no Patrono representa a la Fundación?
La condición de Secretario no implica automáticamente tener facultades generales de representación. Las facultades de representación de la fundación corresponden a quien tenga atribuida esta facultad conforme a la normativa, los Estatutos o los correspondientes acuerdos y poderes conferidos por el Patronato de la fundación.
El Secretario no Patrono como herramienta de buen gobierno
La figura del Secretario no Patrono adquiere especial relevancia cuando se analiza desde la perspectiva del buen gobierno de las Fundaciones, puesto que la normativa de fundaciones establece que el Patronato de la fundación deberá adoptar decisiones con diligencia y de acuerdo con la Ley, los Estatutos y los fines fundacionales.
Para hacerlo correctamente necesita información, documentación, procedimientos y seguimiento y la figura del Secretario No Patrono, puede contribuir precisamente a proporcionar esa estructura.
Si quieres profesionalizar la Secretaría de tu Fundación, contacta con CE Consulting y descubre cómo podemos ayudarte a reforzar el funcionamiento jurídico y corporativo de tu Patronato.
