Todas las empresas, independientemente de su dimensión, tienen la obligación de realizar un registro horario de la jornada de trabajo de su plantilla. Este registro afecta a todos los trabajadores de la empresa, independientemente del tipo de jornada que tengan, es decir, tanto si es parcial o completa, o si el empleado trabaja en remoto o si tiene movilidad. Esta normativa surgió en 2019 con el objetivo de estrechar el control sobre las horas extraordinarias. Desde CE Consulting te explicamos los detalles.
Claves del registro de la jornada de trabajo
Según la legislación laboral, y para llevar a cabo el registro de la jornada correctamente, hay que tener en cuenta estos aspectos.
- El registro horario de la jornada debe ser diario.
- El control tiene que incluir el horario concreto de inicio y fin de la jornada laboral. Esto no debe perjudicar la flexibilidad horaria del trabajador.
- No se exige el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
- El registro horario tiene que estar organizado y documentado mediante la negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, se puede realizar el registro como la empresa considere, siempre que se haya consultado previamente con los representantes legales de los trabajadores.
- Es obligatorio para la empresa conservar dichos registro horario durante cuatro años. Además, estos deben estar a disposición de los trabajadores, representantes legales y de la Inspección de Trabajo durante ese mismo periodo.
- La empresa es la responsable ante una inspección si el trabajador no realiza su registro horario, o si este no está correctamente.
En cuanto a los trabajadores a tiempo parcial, la norma indica que estos empleados deben registrar día a día su jornada. Además, según Ana Alarcón, asesora laboral de CE Consulting, “se deben totalizar mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias”.
En caso de incumplimiento de las obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.
¿Cómo debe ser el registro horario de la jornada?
Día a día, el trabajador debe proceder a registrar su jornada de trabajo. Según Alarcón, “el registro horario debe realizarlo cada trabajador y debe hacerse al inicio y final de la jornada de trabajo. El fichaje, como también se conoce al registro de la jornada laboral, contabiliza tanto las horas que ha trabajado cada empleado, como el reparto de las mismas en la jornada”.
Las empresas pueden definir el método de registro de la jornada laboral de sus trabajadores. La duda para muchos es qué sistema de registro digital acepta la normativa, cumpliendo los requisitos indicados.
Alarcón hace una llamada de atención a que “aunque los trabajadores viajen o teletrabajen, estos deben realizar el registro de la jornada ya que, en caso de inspección, la empresa es responsable y puede ser sancionada. En estos casos, la recomendación es implementar alguna solución que permita el fichaje a distancia, como una app o software sencillo”.
Sanciones por incumplimiento del registro horario
La empresa debe tener en cuenta que se considera infracción grave no llevar un registro horario de las jornadas de trabajo de sus empleados. Según Alarcón “en caso de incumplimiento, la empresa puede ser sancionada con una multa que puede ir desde 751euros a 7.500 euros”.
Con carácter general, las sanciones económicas, establecidas en la LISOS (RDL 5/2000 Ley de infracciones y sanciones del orden social) supondrán según su graduación
| Mínimo | Medio | Máximo | |
| Faltas leves | 70 a 150 € | 151 a 370 € | 371 a 750 € |
| Faltas graves | 751 a 1.500 € | 1.501 a 3.750 € | 3.751 a 7.500 € |
| Faltas muy graves | 7.501 a 30.000 € | 30.001 a 120.005 € | 120.006 a 225.018 € |
Sobre las horas extraordinarias
Las empresas que tengan trabajadores que realicen horas extraordinarias deben tener en cuenta que, el Real Decreto-ley 8/2019 mantiene el régimen jurídico de las horas extraordinarias del artículo 35 ET, incluido su apartado 5. Este señala que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Por ello, Alarcón recuerda que “la empresa está obligada a entregar al trabajador, en cada periodo de pago salarial, un comprobante de horas incluido en el recibo de salarios”.
Cuando la empresa tenga que acreditar la jornada de trabajo efectiva realizada por el trabajador, deberá aportar el registro diario de la misma, correspondiendo entonces al trabajador la carga de desvirtuar el mismo.
Por tanto, el registro horario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles. Es por ello que el registro de jornada puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro de las horas extraordinarias.
Si necesitas más información sobre el registro horario de la jornada o asesoramiento sobre cómo implantarlo en tu empresa, en CE Consulting podemos ayudarte.
