En la sociedad, todos los acuerdos deberán constar en el acta de la junta de socios. Y ese acta deberá ser aprobada por la propia junta al final de la reunión. En su defecto deberá aprobarse dentro del plazo de quince días, por el presidente de la junta general y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría.
Pero, ¿y si alguno de los socios, el minoritario, por ejemplo, no firma? O, peor aún, ¿y si hay junta, se toman acuerdos, pero no se formaliza ningún acta? En este artículo analizamos las posibles consecuencias de no firmar el acta de la junta de socios.
¿Qué es el acta de la junta de socios?
El acta de la junta de socios es el documento que recoge todos los acuerdos alcanzados durante la junta general (si quieres saber cómo aprovechar la junta general, te recomendamos este vídeo). Bastaría un escrito diciendo quiénes, dónde y cuándo se han reunido y qué han decidido. Eso ya sería un acta. Eso, escrito y firmado en la “servilleta de un bar”, ya evitaría un montón de problemas. Juicios incluidos.
Lo ideal sería contar con un acta firmada por todos los socios o por el presidente e interventores ante dichos. O, al menos, haber convocado una junta general en tiempo y forma, a la que puedan haber acudido los socios que hayan querido. De esta forma, si no asisten, conseguir acuerdos será una cuestión de mayorías. Pero desde que ha ha habido una convocatoria previa, siempre puede alegarse que cualquier socio que haya querido, ha podido asistir.
Consecuencias de no firmar el acta de la junta de socios
El mayor problema es no tener nada: ni un acta de la junta firmada, ni la convocatoria de la misma. Y aun peor, certificar ese acuerdo y elevarlo a público o presentarlo en un registro público. En este caso, podría incluso imputarse en una falsedad en documento público.
Ante esta situación, siempre nos encontraremos con un problema de prueba sobre si se celebró la junta, cuáles fueron los acuerdos y los términos de los mismos. Por ejemplo, que todos los socios se reunieron para decidir sobre las cuentas anuales, y ante un resultado determinado, decidieron dar por buenas las cuentas y el resultado, pero no repartir dividendos. No es infrecuente, cuando las relacione ente socios se enturbian, preguntar por el acta de la junta en el que se tomó tal o cual decisión. Como tampoco es infrecuente responder que “siempre lo hemos hecho así”.
Demostrar la existencia y veracidad del acuerdo
Llegados a este punto, habrá que demostrar la existencia y verdad del acuerdo. Y ahí resolver caso por caso, como hace la jurisprudencia.
Al respecto, algunos pronunciamientos judiciales (y los hay en ambos sentidos) a favor de cierta flexibilidad de formas. Estos admiten la existencia del acuerdo -indirectamente, a pesar de la falta de acta de la junta que lo sustente – si se han dado los requisitos esenciales de la formación de voluntad social. Incluso al margen o con abstracción de las formas que puedan rodear el proceso de toma de decisiones (una convocatoria en condiciones y un acta).
Así, una Sentencia del Tribunal Supremo de noviembre de 2011 señala que:
- “La mera ausencia de firma en las actas no determina su nulidad”
- “Los acuerdos son la expresión de la voluntad mayoritaria obtenida mediante la suma de declaraciones individuales…, emitidas en las condiciones y forma que establece la Ley”
- “El acta no es más que un instrumento de constancia, por elementales razones de seguridad y prueba, de la adopción anterior de unos acuerdos”
Pero esto no debe “animar” a olvidarse de las innegables ventajas de tener un acta firmada por los socios.
Reiteramos e insistimos en la necesidad – mucho más que conveniencia – de una escrupulosa observancia en los tiempos y formas propios de la adopción de acuerdos sociales. Para ello, contar con una convocatoria de junta general y su posterior acta de la junta firmada, ya por todos los socios o por su presidente y los representantes de los grupos sociales mayoritario y minoritario. El tiempo y costes invertidos en ello siempre van a ser muy inferiores a los de un proceso judicial.
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