Artículos ProfesionalesEmpresasJurídicoNegociosSociedades inactivas: obligaciones y responsabilidades

En muchas ocasiones, las sociedades mercantiles dejan de tener actividad debido a diferentes circunstancias, decidiendo los Administradores no liquidarla y manteniéndola inactiva. De esta forma, la sociedad queda en un proceso de letargo a la espera de ser reactivada o liquidada completamente. Ante esta circunstancia, a las empresas se las denomina sociedades inactivas y conllevan una serie de obligaciones y responsabilidades que detallamos en este artículo.

¿Cuándo se decide dejar las sociedades inactivas?

La principal situación por la que se decide dejar una sociedad inactiva es para, de cara a un futuro, poder reactivar la misma con la actividad que venía realizando o con otra actividad total o parcialmente distinta.

Otro de los supuestos de la no liquidación es evitar los altos costes que en muchas ocasiones esta puede ocasionar.

Proceso de inactivación de la sociedad

El proceso de cara a dejar una sociedad inactiva es un procedimiento bastante sencillo. En ocasiones puede tener ciertos beneficios cuando una sociedad ha dejado de tener de forma eventual actividad, pero no está de más tener en cuenta que aunque la sociedad deje de tener actividad, su inactividad conlleva el cumplimiento de varias obligaciones. Obligaciones que frecuentemente se dejan de lado, al desconocer los propios Administradores de la compañía en las obligaciones y responsabilidades que tienen las sociedades inactivas.

Los pasos para proceder a una inactivación de la sociedad son los siguientes:

1. Celebrar una Junta General de Socios o Accionistas, donde se proponga la inactividad de la sociedad por parte del Administrador o Administradores de la compañía
2. Acordar en dicha junta si proceden a dejar la sociedad inactiva o, por el contrario, deciden adoptar otro tipo de acuerdo. Por ejemplo, decidir la disolución y liquidación de la sociedad.

Veamos ahora las obligaciones y responsabilidades que deriva la decisión de dejar una sociedad inactiva.

Obligaciones y responsabilidades de las sociedades inactivas

Continuemos con el supuesto de que ya hayamos procedido con la celebración de la Junta General y los socios/accionistas de la entidad mercantil hayan decidido dejar la sociedad inactiva. En este caso, la sociedad seguirá teniendo obligaciones y responsabilidades que cumplir, principalmente con:

• Agencia Tributaria
• Seguridad Social
• Registro Mercantil
• Terceros

Agencia Tributaria

Comunicación

La primera obligación que tenemos que cumplir al dejar una sociedad inactiva es comunicar a la Administración Tributaria que la sociedad comienza su periodo de inactividad. Para ello, debemos presentar ante dicho organismo una declaración censal, mediante el modelo 036, marcando la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades Inactivas”).

En la presentación de dicho modelo, deberemos de dejar constancia de la fecha en la que la sociedad ha cesado su actividad.

Emisión de facturas

Debemos de tener en cuenta, en base a lo anterior, que una vez hemos procedido a comunicar la inactividad de la sociedad a la Agencia Tributaria la sociedad no podrá emitir facturas y las facturas de gastos recibidas no serán deducibles. Así como tampoco será deducible el IVA soportado, de forma que no tendremos que presentar declaraciones trimestrales del IVA ni el correspondiente resumen anual, o cualquier otra declaración que la sociedad tuviese la obligación de presentar.

Esto es así porque al estar la sociedad inactiva todas las obligaciones tributarias que por norma general tienen que cumplirse por una sociedad activa quedan de baja.

Impuesto de sociedades

Sin embargo, aunque la sociedad esté inactiva, sí que deberemos seguir presentando de forma anual el Impuesto de Sociedades – modelo 200 – en los plazos determinados, tal como veníamos haciendo antes de la inactividad de la sociedad.

Con respecto al Impuesto de Sociedades existen dos posibilidades a la hora de su presentación, por lo que deberemos de tener en cuenta la fecha en la que se comunicó la inactividad de la sociedad:

• Si la inactividad de la sociedad se inició en fecha del primer día de apertura del nuevo ejercicio, deberemos de marcar la casilla 026 del citado impuesto. La sociedad ha tenido en todo su periodo, ejercicio social, inactividad y el impuesto de sociedades se presentará como sociedad inactiva.
• Pero si la sociedad ha tenido – en parte de su ejercicio – actividad, a la hora de presentar el Impuesto de Sociedades no deberemos de marcar la casilla 026 del citado impuesto. Este tiene que presentarse como sociedad activa.

Realizar retenciones

Otras de las obligaciones que tienen que cumplir las sociedades inactivas es realizar las retenciones e ingresarlas ante la Agencia Tributaria a través de los modelos 111 y 190.

Registro Mercantil

Aunque la sociedad esté inactiva deberá seguir manteniendo las obligaciones que hasta la fecha tenía como sociedad activa:

• Llevar la contabilidad como una sociedad activa
• Legalizar los libros contables, actas y socios (dentro del periodo establecido, esto es, dentro de los cuatro meses siguientes desde la fecha de cierre del ejercicio social)
• Formular y aprobar las cuentas anuales (dentro del periodo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social)
• Depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Depósito de las Cuentas Anuales

Con respecto a la obligación del Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil, dicha obligación viene regulada en el Artículo 279.1 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio. En él se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, no eximiendo dicho artículo con la obligación del depósito de las cuentas anuales a las sociedades inactivas.

En caso de incumplimiento por parte de la Sociedad Inactiva, el Registro Mercantil procederá con el cierre de la hoja registral de la sociedad. De este modo, la sociedad no podría inscribir ningún documento en el Registro Mercantil, a excepción de los documentos que se relacionan en el punto 2 del mismo artículo.

Otras obligaciones ante el Registro Mercantil

Con respecto a las obligaciones que tienen que cumplir las sociedades mercantiles inactivas con el Registro Mercantil, tenemos que tener en cuenta que aunque no consideremos dichas obligaciones como las más importantes, el incumplimiento de las mismas nos puede acarrear importantes sanciones.

Dichas sanciones están tipificadas en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, y más en concreto en su Artículo 283, en el que se establecen las sanciones contempladas por los incumplimientos y que pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 €. Además, debemos tener en cuenta que cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades de la que dependa la sociedad que hemos dejado inactiva tenga un volumen de facturación anual superior a los 6.000.000 €, el límite de la multa para cada año de retraso o no depósito se podrá elevar hasta los 300.000 €.  Por ello, aunque la sociedad esté inactiva deberemos de seguir cumpliendo con la obligación del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, así como seguir cumpliendo con el resto de obligaciones comentadas.

Administradores y consejeros de la sociedad

Comentado todo lo anterior, los Administradores y/o consejeros que representen a la sociedad, desde el momento de la inactividad, podrán darse de baja en el Régimen de Trabajadores Autónomos en la Tesorería General de la Seguridad Social, puesto que al estar la sociedad inactiva ya no realizarán actividad por la misma. Con respecto a esto, la baja se podrá realizar siempre y cuando estos Administradores y/o consejeros no realicen otras actividades por las que tengan que estar encuadrados en dicho régimen.

Límite de tiempo de la inactividad

Vistas todas las obligaciones que tienen que cumplir las sociedades inactivas, tenemos que tener en cuenta que la sociedad no puede mantener su inactividad por tiempo ilimitado. En virtud de la actual normativa de la Ley de Sociedades de Capital, una de las causas que llevarían a la sociedad a proceder con su disolución y liquidación es que haya transcurrido un periodo superior a un año desde el cese de la actividad de la sociedad. Llegado este plazo la sociedad deberá disolverse.

Es por esto que tenemos que controlar la fecha en la que dejamos la sociedad inactiva. Es obligación de los Administradores, en el plazo máximo de dos meses a contar a partir del año de inactividad de la sociedad, convocar una Junta General Extraordinaria de Socios o Accionistas de cara a adoptar los acuerdos necesarios, bien para la reactivación de la sociedad o bien para llevar a cabo su Disolución y Liquidación.

En caso de no convocar la Junta General, y en virtud de lo determinado en el Artículo 367 de la Ley de Sociedades de Capital, los Administradores y/o consejeros responderán solidariamente de las obligaciones sociales posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución de la sociedad.

Por último, comentar, que, aunque hayamos decidido dejar una sociedad inactiva, tenemos que tener en cuenta que la inactividad de una sociedad está pensada de cara a mantener la sociedad paralizada o sin actividad por un periodo de un año, pero no más allá de dicho periodo. Pasado el plazo comentado tendremos que dotar a la sociedad de actividad nuevamente o proceder con su disolución y liquidación.

Deudas con terceros

También tendremos que tener en cuenta que si decidimos dejar la sociedad en situación de inactividad, previamente tendremos que haber analizado que la sociedad no tenga ninguna deuda con la Administración ni con terceros. Si decidimos dejar la sociedad inactividad y tuviese deudas con terceros y con la Administración Pública, los administradores serán responsables subsidiarios de las citadas deudas.

Así, desde CE Consulting Empresarial siempre recomendamos que un experto analice muy bien la situación de la sociedad antes de adoptar ninguna decisión que posteriormente nos pueda traer problemas mayores. Si estás planteándote dejar una sociedad inactiva, puedes ponerte en contacto con nosotros y te asesoraremos para que puedas tomar la decisión más adecuada respecto a tu empresa.