Sociedades inactivas: obligaciones y responsabilidades

En muchas ocasiones, las sociedades mercantiles dejan de tener actividad debido a diferentes circunstancias, decidiendo los administradores no liquidarlas y manteniéndolas como inactivas. De esta forma, la sociedad queda en un proceso de letargo a la espera de ser reactivada o liquidada completamente. Ante esta circunstancia, a las empresas se las denomina sociedades inactivas.  Esto conlleva una serie de obligaciones y responsabilidades que desde CE Consulting queremos detallaros en este artículo.

¿Qué es una sociedad inactiva?

Una sociedad inactiva es aquella que ha cesado temporalmente en el ejercicio de todas las actividades económicas que constituyen su objeto social, pero que continúa existiendo jurídicamente al no haber sido disuelta ni liquidada.

La sociedad mantiene su personalidad jurídica y sigue siendo titular de derechos y obligaciones, aunque no desarrolle actividad empresarial o profesional.

¿Cuándo se decide dejar las sociedades inactivas?

La principal situación por la que se decide dejar una sociedad inactiva es para, de cara a un futuro, poder reactivarla con la actividad que venía realizando. O, en su caso, con otra actividad total o parcialmente distinta.

Otro de los supuestos de la no liquidación es evitar los altos costes que en muchas ocasiones esta puede ocasionar la liquidación.

¿Qué trámites hay que realizar para dejar una sociedad inactiva?

El proceso de cara a dejar una sociedad inactiva es un procedimiento bastante sencillo.

En ocasiones puede tener ciertos beneficios cuando una sociedad ha dejado de tener de forma eventual actividad. Pero no está de más tener en cuenta que, aunque la sociedad deje de tener actividad, su inactividad conlleva el cumplimiento de varias obligaciones. Y frecuentemente estas se dejan de lado. Esto ocurre porque los administradores de la compañía desconocen esas obligaciones y responsabilidades que tienen las sociedades inactivas.

Los pasos para proceder a una inactivación de la sociedad son los siguientes:

1. Celebrar una Junta General de Socios o accionistas, donde se proponga la inactividad de la sociedad por parte del administrador o administradores de la compañía.
2. Acordar en dicha Junta si proceden a dejar la sociedad inactiva o, por el contrario, deciden adoptar otro tipo de acuerdo. Por ejemplo, decidir la disolución y liquidación de la sociedad.
3. Comunicar el cese de actividad mediante la correspondiente declaración censal presentada ante la Agencia Tributaria, indicando la fecha efectiva en la que cesó la actividad. La falta de comunicación puede dar lugar a incidencias y requerimientos por parte de la Administración Tributaria.

Obligaciones y responsabilidades de las sociedades inactivas

En el supuesto de que se procede a la celebración de la Junta General y los socios/accionistas de la entidad mercantil decidan dejar la sociedad inactiva, esta seguirá teniendo obligaciones. Y también responsabilidades que cumplir. Estas serán, principalmente, con la Agencia Tributaria, Seguridad Social, Registro Mercantil y terceros.

Agencia Tributaria

Comunicación

La primera obligación al dejar una sociedad inactiva es comunicar a la Administración Tributaria que la sociedad comienza su periodo de inactividad. Para ello, se debe presentar ante dicho organismo una declaración censal. Debe ser mediante el modelo 036. Y marcar la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades Inactivas”). En la presentación de dicho modelo, se debe dejar constancia de la fecha en la que la sociedad ha cesado su actividad.

Emisión de facturas

Una vez se procede a comunicar la inactividad de la sociedad a la Agencia Tributaria, esta no podrá emitir facturas. Y las facturas de gastos recibidas no serán deducibles. Tampoco será deducible el IVA soportado. No se tiene que presentar las declaraciones trimestrales del IVA. Tampoco el correspondiente resumen anual, o cualquier otra declaración que la sociedad tuviese la obligación de presentar. Al estar la sociedad inactiva, todas las obligaciones tributarias que, por norma general tienen que cumplirse, quedan de baja.

Impuesto de sociedades

Sin embargo, aunque la sociedad esté inactiva, sí que se debe seguir presentando de forma anual el Impuesto de Sociedades. Modelo 200. De la misma forma como lo venía haciendo la sociedad. Con respecto a este impuesto, existen dos posibilidades a la hora de su presentación. Por ello, hay que tener en cuenta la fecha en la que se comunicó la inactividad de la sociedad.

• Si la inactividad de la sociedad se inició en fecha del primer día de apertura del nuevo ejercicio, se debe marcar la casilla 026 del citado impuesto. La sociedad ha tenido en todo su periodo, ejercicio social, inactividad y el Impuesto de Sociedades se presentará como una sociedad inactiva.
• Si la sociedad ha tenido actividad en parte de su ejercicio, a la hora de presentar el Impuesto de Sociedades no hay que marcar la casilla 026 del citado tributo. Este tiene que presentarse como sociedad activa.

Realizar retenciones

Las sociedades inactivas tienen que realizar las retenciones e ingresarlas ante la Agencia Tributaria a través de los modelos 111 y 190.

Seguridad Social

Los administradores y/o consejeros que representen a la sociedad, desde el momento de la inactividad, podrán darse de baja en el Régimen de Trabajadores Autónomos en la Tesorería General de la Seguridad Social. Esto es así porque, al estar la sociedad inactiva, ya no realizarán actividad por la misma. La baja se podrá llevar a cabo siempre y cuando estos administradores y/o consejeros no realicen otras actividades por las que tengan que estar encuadrados en dicho régimen.

Registro Mercantil

Aunque la sociedad esté inactiva deberá seguir manteniendo las obligaciones que hasta la fecha tenía como sociedad activa:

• Llevar la contabilidad, como una sociedad activa.
• Legalizar los libros contables, actas y socios dentro del periodo establecido. Esto significa: dentro de los cuatro meses siguientes desde la fecha de cierre del ejercicio social.
• Formular y aprobar las cuentas anuales dentro del periodo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social.
• Depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Depósito de las Cuentas Anuales

Esta obligación viene regulada en el Artículo 279.1 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio. En este se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital. Esta no exime con la obligación del depósito de las cuentas anuales a las sociedades inactivas. Por ello, en caso de incumplimiento de la sociedad inactiva, el Registro Mercantil procederá con el cierre de la hoja registral de la sociedad. De este modo, la sociedad no podría inscribir ningún documento en dicho Registro. Excepto los documentos que se relacionan en el punto 2 del mismo artículo.

Otras obligaciones ante el Registro Mercantil

Existen otras obligaciones a cumplir por las sociedades inactivas con el Registro Mercantil. Aunque no son las más importantes, el incumplimiento de las mismas puede acarrear importantes sanciones. Estas están tipificadas en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio. Más en concreto, en su Artículo 283. Van desde los 1.200 y los 60.000 euros.

Además, hay que tener en cuenta que, cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades de la que dependa la sociedad que se deja inactiva tenga un volumen de facturación anual superior a los 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso o no depósito, se podrá elevar hasta los 300.000 euros. Por ello, aunque la sociedad esté inactiva, se debe seguir cumpliendo con la obligación del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. También seguir cumpliendo con el resto de obligaciones comentadas.

Sociedades inactivas: ¿límite de tiempo de la inactividad?

Una sociedad no puede mantener su inactividad por tiempo ilimitado. En virtud de la actual normativa de la Ley de Sociedades de Capital, una de las causas que llevarían a la sociedad a proceder con su disolución y liquidación es que haya transcurrido un periodo superior a un año desde el cese de la actividad de la sociedad. Llegado este plazo, la sociedad deberá disolverse.

Es por esto que hay que controlar la fecha en la que se deja la sociedad inactiva. Es obligación de los administradores, en el plazo máximo de dos meses a contar a partir del año de inactividad de la sociedad, convocar una Junta General Extraordinaria de Socios o Accionistas de cara a adoptar los acuerdos necesarios, bien para la reactivación de la sociedad o bien para llevar a cabo su disolución y liquidación. En caso de no convocar la Junta General, y en virtud de lo determinado en el Artículo 367 de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores y/o consejeros responderán solidariamente de las obligaciones sociales posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución de la sociedad.

Aunque se haya decidido dejar una sociedad inactiva, hay que tener en cuenta que la inactividad está pensada de cara a mantener la sociedad paralizada o sin actividad por un periodo de un año. No más allá de dicho periodo. Pasado el plazo comentado, hay que dotar a la sociedad de actividad nuevamente o proceder con su disolución y liquidación.

Deudas con terceros

Si se decide dejar la sociedad en situación de inactividad, previamente, hay que confirmar que no tenga ninguna deuda con la administración ni con terceros. En caso de que hubiera, los administradores serán responsables subsidiarios de las citadas deudas.

¿Cuánto cuesta mantener una sociedad inactiva?

Las sociedades, aunque se encuentren en plazo de “suspensión” o “inactivas” seguirán generando costes, puesto que tienen que seguir atendiendo a ciertas obligaciones al seguir existiendo jurídicamente. Por ello, es recomendable antes de dejar la sociedad inactiva, valorar si es necesario asumir dichos costes anuales o proceder directamente a la liquidación de la entidad, que aunque dichos costes son mayores al inicio, pueden resultar inferiores que el mantenimiento de la sociedad como inactiva, si finalmente se decide la liquidación d esta. Además, el incumplimiento de las obligaciones mercantiles y tributarias puede generar costes significativamente superiores a los derivados del mantenimiento ordinario de la sociedad. Entre ellos destacan las sanciones por falta de depósito de cuentas anuales, el cierre registral de la hoja de la sociedad o incluso la revocación del NIF por parte de la Agencia Tributaria.

Por este motivo, antes de decidir mantener una sociedad inactiva, resulta recomendable comparar el coste anual de su mantenimiento con el coste de una eventual disolución y liquidación. Cuando no exista una previsión razonable de reanudar la actividad en el futuro, la liquidación de la sociedad suele ser, en muchos casos, la alternativa más eficiente desde el punto de vista económico y jurídico.

Preguntas frecuentes sobre sociedades inactivas

• ¿Qué impuestos debe presentar una sociedad inactiva? Aunque una sociedad esté inactiva, no desaparecen todas sus obligaciones fiscales. En general, deberá presentar: Impuesto sobre Sociedades (modelo 200), con carácter anual, declaraciones de retenciones (modelos como el 111 o 190), si está obligada a practicarlas y otras declaraciones tributarias, únicamente si existe una obligación específica. Por el contrario, una vez comunicada la inactividad mediante el modelo 036, con carácter general ya no será necesario presentar las declaraciones periódicas de IVA, siempre que no se realicen operaciones sujetas a este impuesto.
• ¿Una sociedad inactiva puede emitir facturas o tener trabajadores? No. Una sociedad declarada inactiva no puede desarrollar una actividad económica, por lo que no debe emitir facturas ni generar ingresos derivados de su actividad. Tampoco debería mantener trabajadores contratados. Si la empresa va a cesar su actividad, será necesario regularizar previamente la situación laboral y cumplir con las obligaciones correspondientes.
• ¿Una sociedad inactiva tiene que presentar las cuentas anuales? Sí. La inactividad no exime del cumplimiento de las obligaciones mercantiles. La sociedad debe seguir llevando su contabilidad, formular y aprobar las cuentas anuales, legalizar los libros obligatorios y depositar las cuentas en el Registro Mercantil dentro de los plazos establecidos.
• ¿Cuánto tiempo puede permanecer inactiva una sociedad? La Ley de Sociedades de Capital establece que, si el cese de la actividad se prolonga durante más de un año, puede concurrir una causa legal de disolución. En ese caso, los administradores deben convocar la junta general para decidir si la sociedad se reactiva o se inicia su disolución y liquidación.
• ¿Qué ocurre si no se cumplen las obligaciones de una sociedad inactiva? El incumplimiento puede tener importantes consecuencias legales y económicas. Entre ellas destacan: sanciones por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, cierre de la hoja registral de la sociedad, incumplimientos frente a la Agencia Tributaria por no presentar las declaraciones obligatorias. También posible responsabilidad de los administradores si no actúan cuando existe una causa legal de disolución.
• ¿Puede volver a activarse una sociedad inactiva? Sí. Siempre que la sociedad no haya sido disuelta y liquidada, puede reanudar su actividad. Para ello, será necesario adoptar los acuerdos societarios correspondientes y comunicar la reactivación a la Agencia Tributaria mediante la correspondiente declaración censal.
• ¿Es mejor mantener una sociedad inactiva o disolverla? Depende de cada situación. Mantener una sociedad inactiva puede ser una opción si existe la intención de retomar la actividad en un plazo relativamente corto. Sin embargo, si no está previsto volver a utilizarla, la disolución y liquidación puede evitar costes de mantenimiento y el cumplimiento de obligaciones fiscales y mercantiles que continúan existiendo mientras la sociedad siga inscrita.
• ¿Qué riesgos asumen los administradores de una sociedad inactiva? Los administradores deben seguir velando por el cumplimiento de las obligaciones legales de la sociedad, aunque esta no tenga actividad. Si no convocan la junta cuando existe una causa de disolución o incumplen sus deberes, pueden llegar a responder personalmente de determinadas obligaciones sociales y afrontar las responsabilidades previstas en la Ley de Sociedades de Capital.

Desde CE Consulting siempre recomendamos que un experto analice muy bien la situación de la sociedad antes de tomar una decisión. Si estás planteándote dejar una sociedad inactiva, puedes ponerte en contacto con nosotros. Te asesoraremos para que puedas tomar la decisión más adecuada respecto a tu empresa.