El registro salarial o retributivo es un documento que toda empresa debe tener, sin importar su tamaño. Este documento es clave para garantizar la igualdad salarial entre mujeres y hombres. Desde CE Consulting te contamos cómo elaborarlo paso a paso, según la normativa vigente.
¿Qué es el registro retributivo y por qué es obligatorio?
El registro retributivo recoge la información salarial de todo el personal de una empresa, incluso directivos y altos cargos. Sólo los socios de cooperativas y los becarios no están incluidos en el mismo.
Este registro salarial se crea con el fin de asegurar el cumplimiento del principio de igual salario por trabajo de igual valor. Esta herramienta pretende prevenir cualquier tipo de discriminación retributiva, ya sea de forma directa o indirecta.
A qué se refiere el concepto de “trabajo de igual valor”
El principio de “trabajo de igual valor” hace referencia a aquellas funciones o puestos que, aunque no sean idénticos, requieren un nivel similar de formación, experiencia, responsabilidad, esfuerzo físico o mental y condiciones laborales. La ley establece que estos trabajos deben tener una retribución equivalente, independientemente del género de la persona que los desempeñe. Por ello, el registro retributivo no sólo compara salarios por puestos idénticos, sino también entre aquellos que, aunque diferentes en nombre, tienen un valor equiparable dentro de la organización.
¿Qué empresas están obligadas a tener un registro salarial?
Todas las empresas, independientemente de su tamaño o número de trabajadores, están obligadas a llevarlo. Por tanto, tienen que tenerlo desde las pymes hasta grandes corporaciones, así como a las administraciones públicas y las sociedades cooperativas que tengan trabajadores por cuenta ajena.
Auditoría retributiva
Además, las empresas que tienen Plan de Igualdad deben incluir en este documento una auditoría retributiva. Esta tiene como fin comprobar si su sistema salarial aplica el principio de igualdad entre mujeres y hombres. Y, dado el caso, establecer un plan de actuación para corregir las desigualdades existentes.
¿Desde cuándo se aplica el registro retributivo?
El Registro Retributivo es aplicable desde el 14 de abril de 2021, fecha de entrada en vigor del Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
¿Qué debe incluir un registro salarial?
El formato del informe retributivo de una empresa es libre. A pesar de ello, debe presentarse de forma clara y organizada, siendo habitual el uso de hojas de cálculo o tablas. Tiene que recoger toda la información desglosada por sexo, incluyendo:
- Salario base anual (valores medios -media aritmética y mediana- de salarios).
- Complementos salariales (productividad, antigüedad).
- Percepciones extrasalariales (dietas, kilometraje).
- Horas extraordinarias y complementarias.
Esta información debe estar organizada por grupos profesionales o categorías laborales equivalentes, indicando de manera clara las medias y medianas salariales.
El registro retributivo debe actualizarse de forma anual. También si hay cambios relevantes en la plantilla o estructura salarial de la empresa.
Paso a paso para elaborar el registro salarial
Las empresas deben de seguir los siguientes pasos:
- Recopilar toda la información salarial de los empleados, diferenciando entre hombres y mujeres.
- Organizar esta información por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo de igual valor.
- Calcular la media aritmética y la mediana de cada concepto retributivo dentro de cada clasificación.
- Analizar los datos para identificar las posibles brechas salariales.
- Consultar con los representantes legales de los trabajadores.
- Actualizar el registro anualmente y ante modificaciones sustanciales.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Ministerio de Igualdad proporcionan herramientas que incluye un modelo que permite calcular automáticamente los valores medios y medianos.
Qué se considera retribución del trabajador para este registro
Se consideran retribuciones el salario base, los complementos salariales, percepciones extrasalariales y cualquier otro beneficio económico que se entregue de forma habitual o esporádica como resultado de la relación laboral. No se tienen en cuenta las indemnizaciones, ya sean por despido o traslado, las prestaciones de la Seguridad Social, los pluses de transporte o distancia o las prestaciones por incapacidad laboral.
Sanciones por no tener el registro salarial al día
El incumplimiento de la obligación de contar con el registro salarial puede calificarse como una infracción administrativa grave. Esta es sancionable con una multa de 751 a 7.500 euros.
Si se aprecia la existencia de una discriminación directa o indirecta favorable o adversa en materia de retribución por circunstancias de sexo, se podría considerar la existencia de una infracción muy grave. Y esta es sancionable con multa de 7.501 a 225.018 euros y las correspondientes sanciones accesorias, como es la perdida de las ayudas, bonificaciones y beneficios derivadas de programas de empleo.
Qué otras obligaciones emanan de la Directiva Europea sobre registro retributivo
Además del Registro Retributivo, la Directiva 2023/970, de igualdad de retribución entre hombre y mujeres introduce otras obligaciones para reforzar la transparencia salarial, como son:
- Publicación del salario o rango salarial en las ofertas laborales.
- Prohibición de preguntar por salarios anteriores durante entrevistas laborales.
- Establecimiento de estructuras salariales neutrales respecto al género.
- Publicación de la brecha salarial de las empresas con más de 100 empleados.
España debería dar cumplimiento a todos estos puntos a más tardar el 7 de junio de 2026.
¿Dónde se publica o se hace visible este registro retributivo? Quién puede verlo
El registro retributivo no es público. Todas las personas trabajadoras tienen derecho a acceder al mismo solicitando la información a través de sus representantes legales. En caso de que no exista representación sindical en la empresa, el trabajador podrá solicitarlo a la empresa, si bien la información que la empresa facilitará se limitará a las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres.
5 errores habituales al realizar el registro retributivo
A pesar de ser una obligación legal, muchas empresas cometen fallos que pueden invalidar el registro o derivar en sanciones. Estos son algunos de los errores más frecuentes:
- No actualizar el registro anualmente o tras cambios en la plantilla o en la estructura salarial.
- No incluir a toda la plantilla, como altos cargos o personal directivo, que también deben estar reflejados.
- Confundir puestos con igual denominación pero distinto valor, sin aplicar correctamente el principio de trabajo de igual valor.
- No consultar con los representantes legales de los trabajadores, cuando existen, lo que vulnera la normativa.
- No proteger adecuadamente los datos personales, especialmente al compartir información con terceros o trabajadores.
Si tienes dudas sobre cómo realizar este registro retributivo o necesitas asesoramiento laboral para tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
