La Ley 2/2023, de 20 de febrero, regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, transponiendo la Directiva (UE) 2019/1937. Esta ley establece la obligación de contar con un sistema interno de información (canal de denuncias) para empresas del sector privado y entidades del sector público. Desde CE Consulting queremos explicarte, de forma muy sencilla, los diferentes pasos a tener en cuenta a la hora de implementar un canal de denuncias.
5 pasos para implementar un canal un canal de denuncias
Conocimiento inicial
A la hora de comenzar a implementar el canal de denuncias es necesario, en primer lugar, nombrar a la persona responsable por parte del órgano de administración. Una vez que se tenga esto definido, se deberá hacer un estudio y análisis de la normativa, resolviendo todas las dudas que se puedan generar. Así mismo, es importante preparar un cronograma de trabajo. En esta primera etapa, será importante definir si la gestión será interna o externalizada.
Análisis de proveedores de canal de denuncias
Hay que buscar proveedores que cumplan con los requisitos legales del canal de denuncias. Crear un listado, solicitar propuestas, evaluarlas y decidir cuál se ajusta mejor a las necesidades de la empresa.
Implementación y pruebas
Tras implementar el canal, se recomienda realizar pruebas para verificar que las denuncias pueden ser recibidas y gestionadas correctamente. Y detectar posibles errores. Es el momento, por tanto, de resolver las posibles incidencias. El responsable del canal debe garantizar su funcionamiento y una tramitación diligente.
Comunicación
Cuando está ya implementado el canal, llega el momento de informar interna y externamente de la existencia de esta herramienta. Fundamental, asegurarse de que todos los implicados saben cómo acceder y utilizar la herramienta.
Evaluación periódica
De forma periódica, se recomienda analizar el funcionamiento del canal para para detectar fallos y proponer mejoras.
Más allá de la implementación del canal de denuncias
El canal de denuncias no solo consiste en instalar un software, sino que es necesario gestionarlo adecuadamente. No es suficiente con poner en marcha la herramienta porque, de lo contrario, no se estaría cumpliendo con la ley. Es por ello que, la propia empresa deberá nombrar siempre a un responsable del canal, quien puede gestionar la tramitación de las denuncias. Esta gestión también se puede externalizar con un tercero especializado.
Además, la compañía debe definir los protocolos y procesos de la gestión de las denuncias, a efectos de consideración, análisis, archivo y reporte.
Por qué externalizar la implementación y gestión del canal con un tercero
Externalizar la implementación y gestión del canal a un tercero especializado garantiza la imparcialidad e independencia y la permanente actualización de normativa y legislación de los profesionales que están a cargo de ofrecer este servicio. Además, se garantiza la confidencialidad, protección y salvaguarda de la información tratada, con independencia del criterio del mismo, y se evitan conflictos de interés.
¿Cuáles son las ventajas de una implementación exitosa del canal de denuncias?
Aunque de primera puede resultar una gran exigencia para la empresa, implementar y gestionar correctamente un canal de denuncias trae consigo ciertos beneficios para la empresa.
A nivel reputacional
- La empresa será reconocida como firma transparente y comprometida con las buenas prácticas empresariales.
- Mejora la capacidad de detección en fase inicial de posibles crisis reputacionales y posibilidad de evitar sanciones mayores.
- Permite retener talento y clientes, acceder a nuevos socios o stakeholders y oportunidades de interés para la empresa.
En cuanto a gobernanza
- La empresa demuestra su compromiso con el cumplimiento normativo y la ética.
- Mejora la gestión y control de las denuncias recibidas, permitiendo un registro de denuncias.
- Genera más confianza de cara al exterior porque fomenta la imparcialidad e independencia del proceso.
- Promociona la cultura ética y la transparencia, a nivel interno.
A nivel social
- Ofrece protección a las posibles víctimas de conductas contrarias a la ley, minimizando posibles daños y perjuicios.
- Ofrece protección al denunciante ante posibles represalias.
- Aumenta la confianza de los trabajadores en la empresa u organización.
Desde CE Consulting podemos ayudarte a incorporar e implementar tu canal de denuncias de una forma sencilla y rápida. ¡Contáctanos!
