El cumplimiento normativo laboral o compliance laboral consiste en el cumplimiento de las normativas legales que afectan al ámbito de las relaciones laborales dentro de la empresa. Va más allá del simple respeto a la ley. Implica la adopción de medidas que aseguren la igualdad, la salud laboral, la protección de datos y los derechos fundamentales de las personas trabajadoras. Desde CE Consulting repasamos estas normativas para que las tengas en cuenta en tu empresa. También para que reduzcas riesgos legales y reputacionales y mejores el clima laboral y la productividad.
Obligaciones laborales para toda empresa
Cumplimiento normativo laboral
Las empresas, independientemente de su tamaño, deben cumplir con una serie de obligaciones laborales de carácter legal. Estas busca garantizar la equidad, la salud y el bienestar de sus personas trabajadoras. El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones económicas, además de impactos negativos en la reputación corporativa.
Registro retributivo o salarial
Todas las empresas están obligadas a elaborar un registro salarial para garantizar la igualdad retributiva. Este debe recoger la información salarial de todas las personas trabajadoras de la compañía, a excepción de los socios de cooperativas y los becarios.
Protocolo de acoso laboral
Es obligatorio contar con procedimientos para prevenir y actuar frente a situaciones de acoso en el entorno laboral. Para comenzar a desarrollar un protocolo de prevención de violencia sexual, la recomendación es consultar lo dispuesto en el convenio colectivo de la empresa puesto que puede regular los aspectos mínimos que dicho protocolo debe contemplar.
Protocolo de desconexión digital
Todas las empresas deben garantizar el respeto al tiempo de descanso fuera del horario laboral de las personas trabajadoras. Este protocolo debe establecer pautas claras sobre el uso de dispositivos electrónicos y canales de comunicación fuera del tiempo de trabajo. También acciones de sensibilización y formación para promover una cultura empresarial que respete los tiempos de descanso, permisos y vacaciones. Su implementación contribuye a prevenir el estrés laboral, mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional, y fortalecer el compromiso de la plantilla. Aunque la ley no exige un modelo único, se recomienda que este protocolo se elabore con la participación de la representación legal de los trabajadores. Esto, en caso que la hubiera.
Acuerdos de teletrabajo
Si la empresa tiene implantado el teletrabajo, debe formalizar los acuerdos correspondientes por escrito con cada persona trabajadora. Este acuerdo tiene que incluirse al contrato inicial o como anexo del existente. Además, debe recogerse las condiciones del teletrabajo: horario y distribución de la jornada, porcentaje de teletrabajo y trabajo presencial —si se trata de teletrabajo híbrido—. También lugar o lugares de trabajo. E inventario de medios, gastos y forma de compensación, procedimiento ante incidencias técnicas, así como instrucciones sobre protección de datos y seguridad de la información.
Medidas voluntarias o recomendadas
Protocolo de uso de medios informáticos
Este documento establece las normas internas sobre el uso adecuado de los dispositivos, sistemas y herramientas digitales corporativas durante la jornada laboral. Por ejemplo: ordenadores, correo electrónico, internet o aplicaciones de mensajería. Su finalidad es evitar usos indebidos, proteger la seguridad de la información y los activos digitales de la empresa. También garantizar un entorno de trabajo productivo y seguro.
Un protocolo bien definido permite prevenir posibles conflictos, como accesos no autorizados, descargas inapropiadas o filtraciones de datos. En caso de auditorías o procesos disciplinarios, disponer de este protocolo puede ofrecer respaldo legal a las decisiones empresariales. Se recomienda su redacción en colaboración con los equipos de recursos humanos, IT y, cuando proceda, la representación legal de los trabajadores.
Código ético
Documento que recoge los principios, valores y normas de conducta que deben regir la actuación de todas las personas que forman parte de la organización. Su adopción no es obligatoria. A pesar de ello, se ha convertido en una herramienta fundamental para reforzar la cultura corporativa y promover un entorno de trabajo basado en el respeto, la integridad, la responsabilidad y la transparencia. Un código ético eficaz define claramente qué comportamientos son esperados y cuáles no son tolerables. Este documento contribuyendo a prevenir situaciones de acoso, discriminación, conflictos de interés o malas prácticas. Además, suele estar vinculado a otros instrumentos como los protocolos de acoso o el canal de denuncias.
Cumplimiento normativo laboral para empresas con más de 50 trabajadores
Adicionalmente a las medidas y recomendaciones detalladas anteriormente, las empresas que cuentan con una plantilla de más de 50 trabajadores, tendrán que contar con:
Plan de igualdad
Debe incluir medidas para garantizar la igualdad efectiva entre mujeres y hombres, y evitar la discriminación laboral por razones de sexo. El plan debe contemplar medidas y un calendario de actuación y de métodos de evaluación y seguimiento. La ausencia de este plan es una infracción grave y puede acarrear multas de 6.000 hasta 187.500€. Esto en función de que se trata de un plan insuficiente o directamente de su inexistencia.
Plan LGTBI
Desde la aprobación de la Ley 4/2023, estas empresas deben adoptar medidas para la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI. Este plan debe ser integral. Y debe abarcar áreas desde las políticas de no discriminación, formación en diversidad y sensibilización a medidas para garantizar la inclusión de las personas LGTBI y protocolos de prevención. Este plan es de aplicación a toda empresa, independientemente si sabe o no que cuentan con personas de este colectivo entre su fuerza de trabajo.
Cuota de reserva de puestos de trabajo para personas con discapacidad
Esta obligación legal está establecida en la Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y de su Inclusión Social. Esta exigencia obliga a reservar al menos el 2 % de los puestos de trabajo para personas con un grado de discapacidad igual o superior al 33%. El objetivo de esta norma es fomentar la integración laboral de este colectivo, promoviendo un entorno inclusivo y diverso. En caso de que la empresa no pueda cumplir con esta cuota por causas justificadas, podrá solicitar una medida alternativa de carácter excepcional. Por ejemplo: la contratación de servicios a centros especiales de empleo o la realización de donaciones a entidades sin ánimo de lucro vinculadas a la discapacidad.
Canal de denuncias
En virtud de la Ley 2/2023, es obligatorio implementar un sistema interno de información que permita comunicar infracciones de forma segura y confidencial.
Representación legal de los trabajadores (Comité de Empresa)
Esto es un derecho colectivo reconocido en el Estatuto de los Trabajadores y obligatorio para aquellas empresas cuya plantilla supere las 50 personas trabajadoras. Este órgano de representación es elegido democráticamente por los propios trabajadores. Su finalidad es defender sus intereses ante la empresa, participar en la toma de decisiones que les afecten y garantizar el cumplimiento de los derechos laborales. La empresa está legalmente obligada a facilitar el proceso electoral y respetar las funciones del comité. Estas incluyen el acceso a información relevante (como contrataciones, despidos o medidas organizativas), la consulta en decisiones importantes y la vigilancia del cumplimiento de la normativa laboral.
Comité de Seguridad y Salud
Este órgano paritario y colegiado de participación entre la empresa y la representación legal de los trabajadores debe existir cuando haya representación legal de los trabajadores. Su principal función es colaborar activamente en la prevención de riesgos laborales. Analiza las condiciones de trabajo y propone medidas para mejorar la seguridad y la salud en el entorno laboral. Este comité debe estar compuesto por igual número de representantes de la empresa y de los trabajadores. Debe reunirse periódicamente para evaluar situaciones de riesgo, revisar procedimientos y promover una cultura preventiva en todos los niveles de la organización.
Si necesitas asesoramiento laboral, en CE Consulting podemos ayudarte. Podemos asesorarte en todos los aspectos laborales que puedan surgirte en tu empresa. ¡Ponte en contacto con nosotros!
