Entender una nómina sigue siendo una de las dudas más habituales tanto para trabajadores como para empresas. ¿Por qué el salario neto es menor que el bruto? ¿Qué significan los conceptos? ¿Cómo influyen el IRPF o las cotizaciones? Desde CE Consulting te explicamos, de forma clara y práctica, las partes de una nómina, cómo se calcula y qué debes tener en cuenta para evitar errores.
¿Qué es una nómina?
La nómina es el documento que justifica el pago del salario de una persona trabajadora. Refleja el trabajo realizado, los conceptos salariales y no salariales, y las deducciones aplicadas.
Es obligatoria para todas las personas contratadas. Además, sirve como prueba ante Seguridad Social, Hacienda y, en caso necesario, tribunales.
Novedad 2026: más transparencia en la nómina
Una sentencia del Tribunal Supremo (STS 285/2026, de 24 de marzo) introduce un cambio importante en la forma de elaborar las nóminas. Ya no basta con incluir los conceptos salariales, sino que la empresa debe explicar cómo se calcula cada importe, detallar el origen de los complementos y permitir que el trabajador entienda el cálculo de su salario. Este cambio hace que las empresas deban revisar procesos y asegurar que la información es clara, trazable y correcta.
Partes de una nómina
Datos identificativos
En esta primera sección se incluye toda esta información sobre:
- Empresa: nombre, CIF (Código de Identificación Fiscal), domicilio social.
- Persona trabajadora: nombre, NIF (Número de Identificación Fiscal), número de afiliación a la Seguridad Social, categoría profesional, grupo de cotización, antigüedad.
- Periodo de liquidación: fechas del mes trabajado.
Devengos: ingresos brutos
Los devengos son las cantidades generadas ese mes antes de descontar nada. Se dividen en dos:
- Devengos salariales. Pagos por el trabajo realizado. Y estos sí cotizan y tributan. Son, por ejemplo: salario base (lo pactado en contrato o convenio), complementos salariales (antigüedad, peligrosidad, nocturnidad, productividad, plus de transporte habitual, etc.), pagas extra prorrateadas (si se pagan cada mes) o las horas extra, plus de festivos, comisiones. Aumentan el salario bruto y se incluyen en la base de cotización y el IRPF.
- Devengos no salariales (percepciones no salariales). Son las compensaciones por gastos o indemnizaciones. En general, no cotizan ni tributan. Ejemplos: dietas por desplazamiento fuera del centro habitual, kilometraje, indemnizaciones por traslado o despido o quebranto de moneda (cuando el trabajador asume riesgos de caja). En este caso, aumentan el líquido final, pero no forman parte del salario bruto ni de las bases de cotización o IRPF (salvo límites legales).
Deducciones y retenciones: lo que se descuenta
Como la palabra indica, las deducciones restan parte del salario bruto para cumplir con obligaciones legales. Y en este caso tenemos:
- Aportaciones a la Seguridad Social (SS). La persona trabajadora aporta aproximadamente un 4,7% por contingencias comunes (bajas médicas, pensiones), un 1,55% por desempleo (en contratos indefinidos; más en temporales) y un 0,1% por formación profesional. Además se incluye una cotización del 0,15% al Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) en este año 2026. Si la base de cotización supera los 5.101,20 euros en el 2026, se aplicara así mismo un porcentaje de descuento al trabajador denominado Cotización Adicional de Solidaridad. La empresa, además, paga otra parte (aproximadamente un 30%), pero eso no aparece descontado en la nómina del trabajador.
- Retención de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Es un adelanto mensual que la persona trabajadora hace a Hacienda sobre su salario bruto. El porcentaje depende del nivel salarial, la situación familiar (hijos, discapacidad, matrimonio, etc.) y el tipo de contrato. Hay que tener en cuenta que cuanto más alto es el salario bruto o menos cargas familiares se tenga, mayor suele ser el porcentaje retenido. Es importante por ello actualizar el modelo 145 cuando hay cambios en la situación personal y familiar.
- Obligación de la empresa de practicar los descuentos. La empresa debe realizar correctamente los descuentos de Seguridad Social e IRPF en el momento de pagar la nómina. Si no lo hace, la empresa podría asumir el coste completo de las cuotas no descontadas; o la Seguridad Social puede reclamar a la empresa los importes no ingresados, más recargos. El trabajador no está obligado a devolver las cantidades que la empresa no descontó por error. Por ello, es importante revisar nóminas antes de abonar salarios para asegurarse de que las deducciones están correctamente aplicadas.
Líquido a percibir: lo que al final se cobra
El cálculo final es el salario bruto menos las deducciones y retenciones. Es el importe final que la persona trabajadora recibe en su cuenta bancaria.
Conceptos retributivos habituales en una nómina
Los conceptos retributivos son uno de los elementos más relevantes de la nómina, ya que determinan tanto el salario como su cotización e impacto fiscal. Las nóminas incluyen diferentes conceptos según el puesto y el convenio:
- Salario base: es la cantidad mínima fijada por convenio o contrato.
- Complementos salariales. Pueden ser por antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, turnicidad, disponibilidad, productividad o incentivos
- Pagas extraordinarias. Son dos o más al año y pueden estar prorrateadas o no en mensualidades.
- Retribución en especie incluye beneficios como: seguro médico, vehículo de empresa o tickets restaurante. Estos conceptos también pueden tener impacto en cotización e IRPF.
¿Cómo influye el convenio colectivo en la nómina?
El convenio colectivo es determinante en la elaboración de la nómina, ya que establece desde el salario base mínimo a los complementos obligatorios, la estructura salarial, las pagas extraordinarias y la jornada laboral.
Una aplicación incorrecta del convenio puede generar reclamaciones de salarios, sanciones administrativas e incluso inspecciones de trabajo. Por ello, es fundamental revisar periódicamente su actualización.
¿Cuáles son las incidencias habituales que afectan a la nómina?
La gestión de nóminas no es estática. Existen situaciones que modifican su cálculo:
- Incapacidad temporal (IT). Cambia la base de cálculo y puede implicar pago delegado
- Variaciones de jornada: se da cuando hay reducciones, cambios de contrato o ajustes salariales
- Atrasos salariales. Son por regularizaciones por convenio y tienen impacto en cotización e IRPF.
- Horas extraordinarias tienen una cotización específica y son de control obligatorio por parte de la empresa.
- Ausencias y permisos. Los hay de diferentes tipologías y puede ser retribuidos o no por lo que impactan directamente en el salario de la persona trabajadora.
Una gestión incorrecta de estas incidencias puede derivar en errores en cotización, sanciones o reclamaciones por parte del trabajador.
Preguntas frecuentes sobre las partes de una nómina
- ¿Cuál es la diferencia entre salario bruto y neto? El salario bruto es el total que genera la persona trabajadora por tu trabajo antes de restar impuestos y cotizaciones. Y el salario neto es lo que recibe realmente en su cuenta bancaria, una vez descontadas las aportaciones a la Seguridad Social y la retención de IRPF.
- ¿Por qué no se cobra lo que dice el contrato? Porque el contrato indica el salario bruto anual. A eso hay que restar Seguridad Social e IRPF, y tener en cuenta si las pagas extra están prorrateadas o no.
- ¿Cómo se puede pagar menos IRPF en nómina? Si la situación familiar ha cambiado, la persona trabajadora debe informar a la empresa para ajustar la retención. Es mediante el modelo 145.
- ¿Qué es un anticipo de nómina? Es una cantidad que la empresa adelanta a la persona trabajadora antes de la fecha habitual de pago, a cuenta de su salario ya devengado. El anticipo debe aparecer reflejado en la nómina, restando esa cantidad del líquido final. Es importante tener en cuenta que la persona trabajadora tiene derecho a pedirlo sobre la parte ya trabajada, no sobre salario futuro.
- ¿Qué pasa si hay errores en la nómina? Hay que comunicarlo cuanto antes a Recursos Humanos. Si no lo solucionan, se puede reclamar con apoyo sindical o mediante asesoría legal.
- ¿Las dietas y gastos también cotizan? No siempre. Muchos devengos no salariales están exentos de cotización e IRPF hasta ciertos límites. Es importante diferenciarlos bien en la nómina.
¿Qué debe tener en cuenta la empresa y el trabajador sobre la nómina?
La empresa debe:
- Revisar cada mes los conceptos incluidos en la nómina.
- Aplicar correctamente las deducciones de Seguridad Social e IRPF.
- Mantener actualizados los datos personales y familiares para calcular bien las retenciones.
- Entregar la nómina a la persona trabajadora en tiempo y forma, junto con el salario.
- Guardar copia para cumplir obligaciones legales y posibles inspecciones.
La persona trabajadora debe:
- Revisar su nómina cada mes: comprobar salario base, complementos, deducciones y líquido final.
- Comunicar a la empresa cualquier cambio personal o familiar que afecte al IRPF.
- Solicitar aclaraciones si hay dudas sobre los conceptos reflejados.
- Conservar las nóminas como justificantes para Hacienda, bancos o trámites sociales.
Este nuevo criterio refuerza la importancia de contar con asesoramiento laboral especializado, especialmente en pymes, donde la correcta interpretación normativa es clave para evitar errores y posibles reclamaciones.
¿Necesitas asesoramiento laboral? Contacta con CE Consulting y nuestros expertos laborales resolverán tus dudas.
