Las cuentas anuales son un conjunto de documentos contables que reflejan la situación financiera y patrimonial de una empresa al final de cada ejercicio, además de sus resultados. En este artículo se tratarán los aspectos más relevantes de las mismas, desde quiénes están obligados a presentarlas hasta cómo se registran.
¿Qué empresas están obligadas a elaborar y presentar las cuentas anuales?
En general, están obligadas a elaborar y presentar las cuentas anuales todas las empresas que desarrollen una actividad económica, con independencia de su tamaño o forma jurídica. Sin embargo, existen algunas excepciones a esta obligación.
- Los empresarios individuales no están obligados a presentar cuentas anuales.
- En el caso de los trabajadores autónomos que se rigen por el Régimen de Estimación Directa Normal deben mantener registros contables, pero no están obligados a depositarlos en el Registro Mercantil.
- Las sociedades no mercantiles y el resto de los autónomos tampoco tienen la necesidad de tener libro de cuentas anuales.
Es preciso destacar que son las entidades mercantiles las que habrán de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. En el caso de otro tipo de personas jurídicas, como pueden ser las fundaciones, han de presentarse ante otro organismo, en este caso, sería el Registro Oficial de Fundaciones correspondiente.
Si eres una fundación, infórmate sobre las cuentas anuales de las fundaciones.
¿Cómo y quién formula, aprueba y registra las cuentas anuales?
La elaboración de las cuentas anuales es responsabilidad del órgano de administración de la empresa. La Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores de una sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, y la propuesta de aplicación del resultado.
Si el ejercicio contable coincide con el año natural, el plazo de formulación de cuentas finalizaría el 31 de marzo del año siguiente.
Formulación de las cuentas anuales
La formulación de cuentas consiste en la preparación de estas y proponer el destino del resultado del ejercicio, para que la junta general de socios lo apruebe posteriormente.
Además de encargarse de su formulación, todos los administradores deberán firmar las cuentas anuales y el informe de gestión. Si en alguno de ellos faltase a la firma, es necesario indicar expresamente la causa de la ausencia en los documentos en los que falte.
Aprobación de las cuentas anuales
Una vez formuladas las cuentas anuales por parte de los administradores, estas deben ser sometidas a la aprobación de la junta general de socios en el plazo máximo de seis meses desde el cierre del ejercicio. La aprobación de las cuentas anuales por parte de la junta general de socios es un requisito legal y una responsabilidad fundamental.
A partir de la convocatoria de la junta, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la junta, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas. Además, es preciso destacar que cualquier acuerdo adoptado en junta ha de constar en acta.
Presentación y registro
Tras su aprobación, las cuentas anuales deben registrarse en el Registro Mercantil, en el caso de que se rijan por la normativa mercantil, como se ha mencionado previamente. El registro de las cuentas anuales es obligatorio para todas las sociedades mercantiles, con independencia de su tamaño o forma jurídica.
¿Cuáles son los plazos y requisitos legales para su aprobación y presentación?
- Formulación. Existe un periodo de tres meses a partir del cierre del ejercicio para formular las cuentas, normalmente el plazo que va desde el 1 de enero al 31 de marzo.
- Aprobación. Las cuentas anuales deben ser aprobadas por el órgano de administración de la empresa dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, siendo la fecha límite el 30 de junio, en el caso de que el ejercicio contable coincida con el año natural.
- Presentación. Las cuentas anuales deben presentarse ante el Registro Mercantil para su depósito en el plazo de un mes desde su aprobación.
¿Qué documentos integran las cuentas anuales?
Las cuentas anuales están formadas por los siguientes documentos:
- Balance de situación. Muestra la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado.
- Cuenta de pérdidas y ganancias. Muestra los resultados económicos de la empresa durante un ejercicio.
- Memoria anual. Proporciona información complementaria sobre la situación financiera, patrimonial y de resultados de la empresa, así como aclaración y mención de aspectos particulares de la sociedad.
- Estado de cambios en el patrimonio neto. Muestra los movimientos que se han producido en el patrimonio neto de la empresa durante un ejercicio.
- Estado de flujos de efectivo. Muestra el origen y destino de los fondos de la empresa durante un ejercicio.
No obstante, cuando pueda formularse balance en modelo abreviado, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios.
Qué documentos deben presentarse en el Registro Mercantil
A la hora de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, se deben presentar los siguientes documentos:
- Solicitud firmada por quien presente las cuentas.
- Certificado del administrador del acta del acuerdo de la junta o del órgano social competente aprobando las cuentas.
- Un ejemplar del informe de gestión (en su caso).
- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas en caso de que la sociedad deba realizar una verificación contable, o cuando alguno de los miembros de la sociedad solicitara una auditoría independiente.
- Un ejemplar del informe de los negocios con acciones de la empresa, si la empresa o sociedad está obligada a presentarlo.
- Una certificación de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas (en su caso).
¿Qué tipos de cuentas anuales existen?
Es de interés resaltar que existen distintos formatos de cuentas anuales:
Cuentas anuales normales
Todas las sociedades están obligadas a la presentación de las cuentas anuales normales, a excepción de aquellas que puedan presentar las cuentas anuales abreviadas o de aquellas que puedan acogerse al Plan General Contable (en adelante PGC) de PYMES (pequeñas y medianas empresas).
Cuentas anuales abreviadas
La principal diferencia entre las cuentas anuales normales y las abreviadas radica en su simplicidad. Las cuentas anuales abreviadas tienen un formato más simple, donde hay un menor desglose de la información.
Podrán formular el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:
-
- Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.
En cuanto a la cuenta de pérdidas y ganancias, las sociedades podrán presentarla en su formato abreviado cuando, durante dos ejercicios consecutivos, reúnan a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:
-
- Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.
No existe un estado de flujos de efectivo en modelo abreviado: las empresas que puedan presentar el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, están eximidos de presentar este documento.
Cuentas anuales PYME
Las pymes pueden decidir entre aplicar el PGC en su versión íntegra o en la versión específica para PYMES. Además, las sociedades que apliquen la versión íntegra del PGC, pueden elaborar modelos abreviados de las cuentas anuales si cumplen los requisitos necesarios para su aplicación.
Es decir, una pyme que cumpla los requisitos para presentar cuentas anuales abreviadas podrá elegir entre utilizar los modelos abreviados previstos en el PGC en su versión íntegra o utilizar los modelos previstos en el PGC en su versión para PYMES.
El informe de gestión
El informe de gestión no forma parte específicamente de las cuentas anuales, pero deberán depositarlo obligatoriamente aquellas sociedades obligadas a presentar los modelos normales del balance de situación, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto. Por tanto, en el caso de que la sociedad formule balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, no estará obligada a elaborar el informe de gestión.
¿Qué empresas deben auditar sus cuentas anuales?
En España, hay ciertos casos en los que las empresas están obligadas a auditar sus cuentas, en función de su tamaño, o su forma jurídica.
Las Sociedades Anónimas y Sociedades Limitadas están obligada a auditar sus cuentas si cumplen con dos de los siguientes tres requisitos:
-
- El valor total de los activos sea superior a 2.850.000 euros.
- El importe neto de la cifra de negocio supere los 5.700.000 euros.
- Más de los 50 empleados.
También habrán de auditar sus cuentas aquellas sociedades que durante un ejercicio social hubieran recibido subvenciones o ayudas con cargo a los presupuestos de las Administraciones Públicas o a fondos de la Unión Europea por un importe total acumulado superior a 600.000 euros, en dicho ejercicio y en los ejercicios en que se realicen las operaciones o ejecuten las inversiones correspondientes a las citadas subvenciones o ayudas.
Es importante tener en cuenta que las empresas que no tienen la obligación de auditar sus cuentas anuales pueden optar por realizar una auditoría de manera voluntaria, ya que esto puede proporcionar garantías adicionales de transparencia y confianza. En estos casos, se indicaría en la presentación de las cuentas anuales la condición de voluntariedad de la auditoría.
Diferencia entre las cuentas anuales y los estados financieros
Las cuentas anuales y los estados financieros son dos conceptos que se suelen utilizar de forma indistinta. Sin embargo, existen diferencias entre ambos términos.
Por un lado, las cuentas anuales son un conjunto de documentos contables que reflejan la situación financiera, patrimonial y de resultados de una empresa a una fecha determinada, son un concepto cerrado y sus documentos están establecidos en la Ley, de obligatoria elaboración y presentación en el Registro Mercantil. Los estados financieros, por su parte, son un conjunto de datos financieros menos detallados, que se utilizan para tomar decisiones de inversión o financiación, y que abarcan mayor cantidad de documentos e informes.
Conoce en detalle las claves para elaborar los estados financieros
Consecuencias de no presentar las cuentas anuales
La no presentación de las cuentas anuales puede conllevar las siguientes consecuencias:
- Las empresas que no presenten las cuentas anuales pueden ser sancionadas por la Administración. Las sanciones pueden ser de naturaleza económica, con multas de hasta 60.000 €.
- Si en el plazo de un año desde el cierre del ejercicio todavía no se han presentado las cuentas, se puede producir el cierre de la hoja registral. Esto supone que no se pueda inscribir ningún documento en el Registro. Las únicas excepciones son los ceses o dimisiones de administradores, la revocación o renuncia de poderes, y la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.
Otros efectos, no tipificados, pero también importantes para la entidad son:
- El daño en la credibilidad de la empresa ante sus socios, clientes y proveedores.
- Responsabilidad del administrador frente a la sociedad y sus socios, por no haber actuado con la debida diligencia. También frente a terceros, e incluso como circunstancia para valorar su responsabilidad en el caso de concurso de acreedores por no formular las cuentas, someterlas a auditoría (si estuviera obligado) o no depositarlas en el Registro Mercantil.
- Además, la compañía podría tener dificultades para obtener financiación de las entidades financieras por el empeoramiento de la opinión de crédito de los informes de solvencia o del crédito mismo.
¿Qué sucede si no se presentan porque no se han aprobado?
Es posible que las cuentas no se presenten porque no han sido aprobadas. En este caso, el órgano de administración podrá evitar el cierre registral. Para ello tiene que presentar en el Registro una certificación, con firmas legitimadas, que exprese la causa de falta de aprobación, o una copia del acta notarial de la Junta en la que conste la falta de aprobación de las cuentas anuales. Deberá presentarlo dentro un año desde la fecha de cierre del ejercicio social.
Además, en este caso se debe justificar, cada 6 meses, que persiste la situación de falta de aprobación de las cuentas. Esto quiere deberá que deberá someter nuevamente las cuentas a la aprobación de la junta general y, en su caso, reiterar la falta de aprobación.
Por último, es importante recordar que la falta de formulación de las cuentas anuales será considerada como un caso de administración negligente de la sociedad. Así, los administradores no podrán alegar desconocimiento de la situación de desequilibrio patrimonial de la sociedad, si la hubiera.
Si necesitas ayuda con la elaboración y presentación de las cuentas anuales, contacta con nosotros y te asesoraremos en todos los aspectos de esta obligación legal.
