Due Diligence Laboral: cómo saber si tu empresa está realmente cumpliendo con la normativa

La mayoría de los problemas laborales de las empresas y que terminan en sanción o conflicto podrían haberse evitado con una revisión a tiempo. El contexto actual de cambios y actualizaciones en materia laboral exige actuar. Además, el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo pone el foco en varios puntos críticos: el registro de jornada y control de horas extra, el uso indebido de contratos temporales y parciales o el encuadramiento incorrecto de socios y administradores, entre otros puntos. En este artículo te explico por qué una Due Diligence Laboral permite anticiparse a cualquier revisión o inspección, detectar errores ocultos y evitar sanciones económicas que, en algunos casos, pueden comprometer la viabilidad del negocio.

 

¿Qué es una Due Diligence Laboral?

Es un análisis técnico y legal que permite conocer con detalle la situación laboral y de Seguridad Social de una empresa. Se revisan aspectos como:

• Contratos y modalidad de contratación.
• Aplicación correcta del convenio colectivo.
• Registro horario y jornada.
• Estructura salarial y cotizaciones.
• Documentación de prevención de riesgos laborales.
• Relaciones con autónomos, subcontratas y ETT.
• Encuadramiento de administradores y socios.

No se trata de un trámite, ni de una auditoría puramente documental. Se trata de detectar riesgos reales y ofrecer soluciones prácticas, adaptadas a cada empresa.

Este informe de análisis de la realidad de la empresa es de aplicación a todos los sectores y tipo de empresas.

¿Cuánto tiempo tarda en hacerse?

Dependerá del tamaño de la empresa y del alcance del análisis. Por ejemplo, una empresa de hasta 10 personas trabajadoras, sin complejidad estructural podría tardar entre 1 y 2 semanas. En el caso de empresas de más de 20 personas o con varios centros de trabajo, puede llevar de 3 a 4 semanas. Y si se realiza en el marco de una operación corporativa (fusión o compraventa), el plazo se ajusta al calendario del proceso.

 

Due Diligence Laboral: ¿es obligatoria o voluntaria?

La Due Diligence Laboral es, en principio, voluntaria. Sin embargo, hay casos en los que puede ser exigida o solicitada por terceros:

• En operaciones de compraventa de empresas. El comprador suele exigirla para conocer la situación real de la plantilla y los riesgos laborales que podría heredar.
• En procesos de fusión o reestructuración. Los socios o entidades participantes pueden solicitarla para valorar correctamente la operación.
• En entidades sin ánimo de lucro con financiación pública. Algunas subvenciones o convenios pueden requerir el cumplimiento estricto de la normativa laboral. Aportar una revisión actualizada puede ser clave para acceder a ellas.
• Por decisión interna. Cada vez más empresas deciden hacerla como medida de control y prevención, igual que se hace con la contabilidad o los riesgos fiscales.

Más allá de la obligatoriedad o no la empresa puede pensar, por ejemplo, qué coste le supondría si recibe una inspección y uno de los contratos temporales no está bien justificado. Además del coste económico, está el reputacional que podría desencadenar en una crisis mayor.

 

Fases de una Due Diligence Laboral

1. Reunión inicial. En ella definimos los objetivos: compraventa, revisión interna, inspección próxima, etc.
2. Recogida de documentación. Se solicita a la empresa la documentación necesaria.
3. Análisis técnico-laboral. Se realiza una revisión de toda la información: contratos, nóminas, jornada, PRL, encuadramiento, etc.
4. Informe de riesgos y recomendaciones. Con lenguaje claro, sin tecnicismos, se explican resultados, correcciones a realizar, recomendaciones, etc. En otra fase posterior, la empresa decide si aplicar esas mejoras.

 

¿Qué documentación necesita tener preparada la empresa para una Due Laboral?

Para poder realizar una revisión completa, se necesita cierta documentación agrupada en estas cinco áreas clave:

• Información laboral básica: contratos de trabajo vigentes y extinguidos (últimos 12 meses), nóminas del último año y convenio colectivo aplicable y condiciones pactadas con la plantilla.
• Seguridad Social y obligaciones fiscales: Modelos TC1 y TC2 (cotizaciones) y Modelos 111 y 190, y certificados de retenciones IRPF.
• Control de jornada y vacaciones: sistema de registro horario implantado. Datos de jornadas, descansos y vacaciones.
• Prevención de riesgos laborales: evaluación de riesgos vigente, formaciones realizadas y reconocimientos médicos.
• Órganos societarios y personal externo: alta en RETA o Régimen General de socios y administradores, nóminas o retribuciones, y documentación sobre su participación en la sociedad así como contratos con autónomos, ETT o empresas subcontratadas.

 

Errores más habituales que se detectan en una Due Diligence Laboral

Tras analizar durante años la situación laboral de decenas de empresas, especialmente pymes y entidades con estructuras poco profesionalizadas, hemos identificado una serie de errores que se repiten con frecuencia. Detectarlos a tiempo permite evitar sanciones, conflictos y costes innecesarios.

En contratación y relaciones laborales

• • • Contratos temporales en fraude de ley. Contratos sin causa válida, prorrogados fuera de plazo o mal utilizados. Suelen derivar en conversiones en indefinidos, con efectos retroactivos.
    • Aplicación incorrecta del convenio colectivo. Se detectan convenios mal aplicados, lo que afecta a salarios, jornadas y derechos laborales. ¿Estás seguro de que tu empresa aplica el convenio que le corresponde?
    • Uso inadecuado de autónomos o subcontratas. Falsos autónomos integrados en la empresa o cesiones ilegales encubiertas pueden generar actas, sanciones y la obligación de readmitir al trabajador.

• • • Incumplimientos formales en contratos. Errores como contratos sin firmar, mal redactados o con fechas incoherentes siguen siendo más comunes de lo que parece.

Relacionados con salarios, cotizaciones y Seguridad Social

• • • Cotizaciones mal calculadas o incompletas. Complementos que no cotizan, bonificaciones no aplicadas o errores en las bases generan diferencias que pueden reclamarse con recargo.
    • Retribuciones variables o en especie no regularizadas. Vehículos, dietas o incentivos que no figuran en nómina o no se cotizan correctamente.
    • Encuadramiento incorrecto de socios y administradores. Uno de los errores más frecuentes en sociedades pequeñas. ¿Se ha revisado el encuadramiento tras el último cambio societario?

Errores documentales y de cumplimiento

• • • Deficiencias en el registro de jornada. Falta de fichaje, sistemas inadecuados o registros poco fiables, especialmente en situaciones de teletrabajo.
    • Falta de documentación en PRL. Evaluaciones de riesgos desactualizadas, formaciones no impartidas o reconocimientos médicos pendientes. Todo ello puede considerarse infracción grave.

Falta de actualización ante cambios normativos

• • • Procesos internos sin adaptar a nuevas leyes. Muchos procedimientos no se han actualizado desde la última reforma laboral. Esto genera situaciones irregulares sin que la empresa sea consciente.

Una Due Diligence Laboral bien hecha es una herramienta poderosa para tener el control real sobre tu plantilla, tus costes y tu cumplimiento normativo. Y en tiempos de vigilancia intensiva por parte de la Inspección, es también una medida de protección frente a sanciones inesperadas. ¿Te gustaría saber si tu empresa está al día en materia laboral? En CE Consulting podemos ayudarte. ¡Contáctanos!