Legalización de libros de las fundaciones y asociaciones: plazos y cómo presentarlos

Una de las exigencias para cualquier entidad sin ánimo de lucro, obligada a aplicar el PGC sectorial de entidades sin ánimo de lucro, es la legalización de los libros contables. Este trámite debe realizarse, de forma obligatoria, telemáticamente en la mayoría de los organismos.

¿Qué libros son obligatorios y opcionales legalizar?

Este tipo de entidades es obligatoria la legalización de los siguientes libros:

• Libro de cuentas anuales: Incluye el balance de situación a 31/12, la Cuenta de pérdidas y ganancias a 31/12; y el Balances de sumas y saldos trimestrales acumulados.
• Plan de actuación. En este caso sería el plan del ejercicio 2022.
• Libro de Actas.
• Libro Diario. Debe contener asientos de apertura, los movimientos del ejercicio, el de regularización y el de cierre.
• Libro de Inventarios y Cuentas anuales.
• Libro de cuentas anuales. Para poder legalizar las cuentas anuales, estas deben estar depositadas por el protectorado.

Por otra parte, de forma opcional, estas entidades pueden legalizar, además:

• Libro mayor.

¿Cuál es el plazo para legalización de los libros contables de las fundaciones?

El plazo para proceder a la legalización de los libros por parte de las fundaciones y asociaciones es de cuatro meses desde la fecha de cierre de cada ejercicio. Es decir, si una fundación cerró su ejercicio el 31 de diciembre de 2022, podrá presentar sus libros hasta el día 30 de abril de 2023.

¿Cómo y dónde legalizar los libros?

Para la legalización de los libros contables de las fundaciones y asociaciones estatales, existen dos vías: el Registro de Fundaciones, a través del Ministerio de Justicia, o el Registro Mercantil.

Si optas por la presentación directa en el Registro de Fundaciones, deberás hacerlo a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Para este trámite necesitarás la firma digital de la Fundación o la firma de colaborador social previa autorización.

Si decides presentarlo por el Registro Mercantil, la legalización de los libros puede hacerse tanto con el certificado de colaborador social, como con la firma digital de la propia entidad sin ánimo de lucro. Hay que tener en cuenta que la presentación en el Registro Mercantil tendrá un coste adicional por las gestiones, pero la ventaja es que puede ser presentada por una asesoría que disponga de certificado de colaborador social.

En caso de las entidades de ámbito autonómico, estas deberán presentarlos en el órgano que cada Comunidad Autónoma defina.

¿Tiene algún coste la legalización de los libros?

A nivel estatal, no existen honorarios de pago por este servicio de legalización de los libros. Por su parte, sí tiene un coste, en algunos casos, a nivel autonómico. El valor es de 50 euros, aproximadamente.

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